Unterweisung: Umgang mit elektrischen Geräten im Büro

Zusätzlich konkretisiert die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) diese Anforderungen. § 3 BetrSichV verlangt eine Gefährdungsbeurteilung für Arbeitsmittel, einschließlich elektrischer Geräte. § 4 BetrSichV schreibt die Prüfung von Arbeitsmitteln vor deren erstmaliger Verwendung und in regelmäßigen Abständen vor. § 5 BetrSichV regelt die Unterweisung der Beschäftigten hinsichtlich der sicheren Verwendung von Arbeitsmitteln, während § 6 BetrSichV die Instandhaltung und Wartung vorsieht. Auf Ebene der Unfallversicherungsträger gilt die DGUV Vorschrift 3 (Elektroanlagen und Betriebsmittel), die spezielle Anforderungen an den Betrieb und die Prüfung elektrischer Betriebsmittel stellt. Die DGUV Vorschrift 1 (Grundsätze der Prävention) sowie die DGUV Regel 100-001 ergänzen diese Vorgaben durch allgemeine Präventionsprinzipien. Auch die DGUV Information 203-077 bietet praxisorientierte Hinweise zum sicheren Umgang mit elektrischen Betriebsmitteln im Büro- und Verwaltungsbereich.

Zweitens ergibt sich aus § 6 ArbSchG und § 5 BetrSichV die Unterweisungspflicht. Alle Mitarbeitenden, die elektrische Bürogeräte benutzen, müssen vor Aufnahme ihrer Tätigkeit sowie bei Änderungen (neue Geräte, veränderte Arbeitsabläufe) unterwiesen werden. Die Unterweisung muss sachgerecht, verständlich und in der Sprache der Beschäftigten erfolgen. Sie umfasst sowohl theoretische Grundlagen (Rechtslage, Gefährdungen) als auch praktische Anleitungen (richtiger Anschluss, Pflege, Im‑Notfall‑Verhalten).

Drittens ist gemäß § 6 BetrSichV die regelmäßige Wartung und Prüfung der Geräte sicherzustellen. Dabei sind Prüffristen herstellergebunden oder nach DGUV Vorschrift 3 festzulegen (z. B. alle 24 Monate für ortsveränderliche Geräte, häufiger bei hohem Belastungsgrad). Die Ergebnisse der Prüfungen sind zu dokumentieren und aufzubewahren. Schließlich muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass nur geeignete, geprüfte und gekennzeichnete Geräte verwendet werden – etwa durch das Verwenden von GS‑geprüften Produkten oder das Vorhandensein eines gültigen Prüfplakettes.

Ein zentraler Teil behandelt die Gefährdungen: Stromschlag durch beschädigte Kabel oder unsachgemäße Steckverbindungen, Überlastung von Mehrfachsteckdosen, Brandgefahr durch überhitzte Geräte (z. B. Aktenvernichter bei Blockierung) sowie mechanische Gefahren bei Aktenvernichtern (Zerkleinerungswurf). Dabei wird das TOP‑Prinzip (Technische, Organisatorische, Persönliche Schutzmaßnahmen) angewendet.

Technische Maßnahmen umfassen die Verwendung von geprüften Verlängerungskabeln mit Überspannungsschutz, die Sicherstellung eines ausreichenden Abstands zu Wärmequellen und die Nutzung von Geräten mit automatischer Abschaltfunktion (z. B. Kaffeemaschine mit Timer). Organisatorisch wird festgelegt, dass nur befugte Personen Geräte reparieren dürfen, dass Defekte sofort gemeldet werden und dass Mehrfachsteckdosen nicht hintereinander gesteckt werden dürfen. Persönliche Schutzmaßnahmen beinhalten das Visuelle Prüfen von Kabeln und Steckern vor jedem Gebrauch, das Vermeiden von nassen Händen beim Umgang mit elektrischen Geräten sowie das richtige Verhalten im Fehlerfall (Stecker ziehen, Notruf, Feuerlöscher der Klasse C verwenden).

Praxisbeispiele verdeutlichen das Gelernte: Ein Mitarbeiter bemerkt ein ausgefranstes Kabel an der Mikrowelle, zieht sofort den Stecker und meldet den Defekt. Beim Aktenvernichter entsteht ein Papierstau; der Gerät wird ausgeschaltet, gestoppt und erst nach Beseitigung des Blocks wieder eingeschaltet. Beim Drucker wird eine Überlastung der Stromkreisleitung vermieden, indem das Gerät nicht an einer bereits ausgelasteten Steckdose betrieben wird. Abschließend wird die Dokumentationspflicht besprochen: Unterweisungsnachweise, Prüfprotokolle und die Gefährdungsbeurteilung sind mindestens zehn Jahre aufzubewahren.

Eine weitere bedeutende Gefährdung stellt die Brandgefahr dar. Überlastete Mehrfachsteckdosen, blockierte Lüftungsöffnungen (z. B. bei Aktenvernichtern) oder überhitzte Bauteile können zu Bränden führen. Auch das unbeaufsichtigte Lassen von Geräten wie Wasserkochern oder Bügeleisen erhöht das Risiko.

Mechanische Gefahren treten insbesondere beim Betrieb von Aktenvernichtern auf: Eingefangene Kleidungsstücke, Haare oder Finger können in die Schneidwerke gezogen werden, was zu schweren Verletzungen führen kann. Beim Umgang mit schweren Geräten wie großen Druckern besteht zudem die Gefahr von Stolpern oder Fallen bei unsachgemäßem Transport.

Zum Schutz werden nach dem TOP‑Prinzip Maßnahmen definiert. Technisch: Verwendung von nur geprüften, mit GS‑Zeichen versehenen Geräten, Einsatz von Überspannungsschutzsteckern, sicherstellung ausreichender Lüftung und Nutzung von Kabeltrommeln mit Aufwicklungseinrichtung. Organisatorisch: Klare Regelungen zur Gerätenutzung (z. B. keine Geräte in der Nähe von Wasserquellen), regelmäßige Sichtprüfungen durch Mitarbeitende, ein Meldefähiges System für Defekte und die Durchführung von Unterweisungen mindestens jährlich sowie bei Anlässen wie Neuanschaffung oder Unfall. Persönlich: Tragen von geeigneter Kleidung (keine langen, lose Teile beim Aktenvernichter), Vermeidung von nassen Händen, sofortiges Ziehen des Steckers bei Auffälligkeiten und Kenntnis der Lage von Feuerlöschern sowie Notausschaltern.

Spezielle Branchen besitzen zusätzliche Anforderungen: In Laboren oder technischen Einrichtungen können neben Bürogeräten auch Messgeräte oder Laborstromversorgungen vorkommen, die eine erweiterte Unterweisung erfordern. In der Gastronomie und Hotellerie, wo Bürobereiche mit Küchenbereichen verknüpft sind, gilt es zudem die Schnittstellen zwischen Bürogeräten und Küchengeräten (z. B. Mikrowellen, Wasserkocher) besonders zu beachten. Unabhängig von der Branche gilt jedoch das grundlegende Prinzip: Jeder Arbeitsplatz, der elektrische Bürogeräte nutzt, muss eine geeignete Unterweisung erhalten, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen und die Sicherheit zu gewährleisten.

Die Dokumentation der Unterweisung ist ebenso wichtig wie die Durchführung selbst. Jede Unterweisung muss schriftlich festgehalten werden, wobei der Nachweis mindestens die folgenden Elemente enthalten soll: Datum, Namen der Unterweisenden und der Teilnehmenden, Unterweisungsinhalt (z. B. Gefährdungen elektrischer Geräte, Schutzmaßnahmen, Verhalten im Fehlerfall), verwendete Unterlagen sowie Bestätigung der Teilnahme durch Unterschrift oder elektronische Bestätigung. Diese Unterlagen dienen als Nachweis gegenüber den Aufsichtsbehörden und der Berufsgenossenschaft.

Aufbewahrungsfristen für Unterweisungsnachweise ergeben sich aus den Vorgaben der DGUV und den Aufbewahrungspflichten des Handelsgesetzbuches (HGB) bzw. der Abgabenordnung (AO). Obwohl keine spezielle Frist für Unterweisungsnachweise im ArbSchG genannt wird, empfiehlt die DGUV eine Aufbewahrung von mindestens zehn Jahren, um mögliche Rückfragen im Rahmen von Prüfungen oder nach Unfällen abdecken zu können. Gleiches gilt für Prüfprotokolle elektrischer Geräte gemäß DGUV Vorschrift 3, die ebenfalls mindestens zehn Jahre aufzubewahren sind.