Unterweisung Toner – staubiges Risiko im Büro sicher beherrschen

Die Unterweisung zum Umgang mit Tonern und Druckgeräten stützt sich auf mehrere ineinandergreifende Rechtsgrundlagen. Maßgeblich ist zunächst das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG).

• § 5 ArbSchG verpflichtet den Arbeitgeber zur Beurteilung der mit der Arbeit verbundenen Gefährdungen. Ausdrücklich genannt werden dabei auch Gefährdungen durch chemische Arbeitsstoffe sowie durch die Gestaltung von Arbeitsplatz und Arbeitsverfahren – beides betrifft Standort und Betrieb von Laserdruckern unmittelbar.
• § 3 ArbSchG fordert, die erforderlichen Maßnahmen zu treffen und auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen.
• § 12 ArbSchG begründet die Unterweisungspflicht: ausreichend und angemessen, während der Arbeitszeit, bei Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, bei Einführung neuer Arbeitsmittel und danach in regelmäßigen Abständen.
• § 4 ArbSchG gibt die Rangfolge der Maßnahmen vor: Gefahren an der Quelle bekämpfen, kollektive vor individuellen Schutzmaßnahmen.

Bei der stofflichen Betrachtung ist die Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) heranzuziehen. Ob Toner im konkreten Fall als Gefahrstoff einzustufen ist, ergibt sich aus dem Sicherheitsdatenblatt beziehungsweise der Produktinformation des Herstellers. Handelsübliche Tonerprodukte sind vielfach nicht als gefährlich eingestuft; das entbindet jedoch nicht von der Prüfung. Ergibt die Prüfung eine Einstufung, greifen insbesondere § 6 GefStoffV (Informationsermittlung und Gefährdungsbeurteilung), § 7 GefStoffV (Grundpflichten und Schutzmaßnahmen) sowie § 14 GefStoffV (Betriebsanweisung und Unterweisung der Beschäftigten). Ergänzende technische Konkretisierungen liefern die TRGS 400 (Gefährdungsbeurteilung für Tätigkeiten mit Gefahrstoffen), die TRGS 555 (Betriebsanweisung und Information der Beschäftigten) sowie die TRGS 900 (Arbeitsplatzgrenzwerte), auf die bei der Beurteilung von Staubbelastungen zurückgegriffen wird. Für Fragen des Hautkontakts – etwa beim Entfernen verschütteten Toners – ist die TRGS 401 einschlägig.

Der Drucker selbst ist ein Arbeitsmittel. Damit gelten die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), insbesondere § 3 (Gefährdungsbeurteilung), § 4 (Grundpflichten), § 12 (Unterweisung und besondere Betriebszustände) und § 14 (Prüfung von Arbeitsmitteln). Die TRBS 1111 und die TRBS 1201 konkretisieren Gefährdungsbeurteilung sowie Prüfungen. Für die Raumsituation – Luftraum, Lüftung, Flächenbedarf – ist die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) mit ihrem Anhang maßgeblich. Branchenbezogene Hilfestellung für die Gestaltung von Büroarbeitsplätzen bietet die DGUV Regel 115-401 „Branche Bürobetriebe“; für lufttechnische Maßnahmen ist die DGUV Regel 109-002 „Arbeitsplatzlüftung – Lufttechnische Maßnahmen“ die passende Orientierung. Fragen der arbeitsmedizinischen Vorsorge – etwa bei bestehenden Atemwegserkrankungen oder auf Wunsch der Beschäftigten – richten sich nach der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV), insbesondere der Wunschvorsorge nach § 5a. Grundlage der Betreuung durch Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit ist das Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG); die Zuständigkeit der Unfallversicherungsträger folgt aus dem SGB VII.

Der Arbeitgeber trägt die Verantwortung dafür, dass Tätigkeiten an und mit Druck- und Kopiergeräten sicher ablaufen. Die Pflichten lassen sich in vier Blöcke gliedern.

1. Gefährdungsbeurteilung. Nach § 5 ArbSchG und § 3 BetrSichV ist für jeden Druckerstandort zu beurteilen, welche Gefährdungen bestehen: Freisetzung von Tonerstaub bei Wechsel und Papierstau, Emissionen im Druckbetrieb, Wärme- und Geräuschentwicklung, Raumgröße und Lüftungssituation, Nutzungsintensität sowie die Nähe zu ständigen Arbeitsplätzen. Ist Toner nach dem Sicherheitsdatenblatt als Gefahrstoff eingestuft, ist zusätzlich die Beurteilung nach § 6 GefStoffV in Verbindung mit der TRGS 400 durchzuführen. Das Ergebnis ist zu dokumentieren (§ 6 ArbSchG) und bei wesentlichen Änderungen – neues Gerät, neuer Standort, Umbau – zu aktualisieren.

2. Schutzmaßnahmen festlegen und umsetzen. Aus der Beurteilung abgeleitete Maßnahmen sind nach der Rangfolge des § 4 ArbSchG umzusetzen: zuerst Aufstellung und Technik, dann Organisation, zuletzt persönliche Schutzausrüstung. Die Wirksamkeit ist zu überprüfen.

3. Unterweisung. Nach § 12 ArbSchG sind alle Beschäftigten zu unterweisen, die Geräte bedienen, Kartuschen wechseln, Papierstaus beseitigen oder in unmittelbarer Nähe arbeiten. Ist eine Gefahrstoffeinstufung gegeben, tritt die Unterweisung nach § 14 GefStoffV auf Grundlage einer Betriebsanweisung nach TRGS 555 hinzu. Externe Reinigungs- und Servicekräfte sind über Abläufe und Regelungen zu informieren; bei Fremdfirmeneinsatz sind die Tätigkeiten zu koordinieren (§ 8 ArbSchG).

4. Dokumentation und Bereitstellung. Sicherheitsdatenblätter beziehungsweise Produktinformationen müssen verfügbar sein. Unterweisungen sind mit Datum, Inhalt, Unterweisendem und Teilnehmenden nachzuweisen. Erforderliche Hilfsmittel – geeignete Handschuhe, feuchte Tücher, Sauger mit geeignetem Filter, verschließbare Sammelbehälter – sind bereitzustellen und in einsatzfähigem Zustand zu halten. Die Pflichten können nach § 13 Abs. 2 ArbSchG schriftlich übertragen werden; die Auswahl- und Aufsichtsverantwortung bleibt beim Arbeitgeber.

Eine wirksame Unterweisung zum Thema Toner beantwortet vier Fragen: Was steckt drin? Was passiert dabei? Wie stelle ich das Gerät richtig auf? Und wie verhalte ich mich im Alltag und im Störfall?

Zusammensetzung von Toner verstehen

Toner ist kein einheitlicher Stoff, sondern ein Gemisch feiner Partikel. Die Beschäftigten sollten die Hauptbestandteile kennen, um die Schutzmaßnahmen nachvollziehen zu können:

• Kunststoffbasis (Bindemittel) – meist Polymere wie Styrol-Acrylate oder Polyester; sie schmelzen in der Fixiereinheit und verbinden das Bild mit dem Papier.
• Farbmittel – im Schwarztoner überwiegend Ruß (Carbon Black), in Farbtonern organische Pigmente.
• Magnetitanteile und Metallverbindungen (z. B. Eisenoxide) – für den Transport im Gerät.
• Fließhilfsmittel – häufig feinstverteilte Kieselsäure, damit das Pulver rieselfähig bleibt.
• Wachse und Additive – für Trennwirkung und Ladungssteuerung.

Wichtig ist die Größenordnung: Tonerpartikel liegen typischerweise im Bereich weniger Mikrometer. Sie sind damit einatembar, verwirbeln leicht und setzen sich auf Oberflächen ab. Die konkrete Einstufung des eingesetzten Produkts entnehmen die Beschäftigten dem Sicherheitsdatenblatt beziehungsweise der Produktinformation – dieser Blick ins Herstellerdokument sollte in der Unterweisung einmal gemeinsam geübt werden.

Wo Belastungen entstehen

Die Unterweisung muss die typischen Freisetzungssituationen benennen: der Kartuschenwechsel, insbesondere bei ruckartigem Herausziehen oder beim „Aufschütteln“ fast leerer Kartuschen; die Beseitigung von Papierstaus, bei der noch nicht fixierter Toner auf dem Papier haftet; defekte oder undichte Kartuschen; das Reinigen des Geräteinneren; sowie Emissionen aus dem laufenden Druckbetrieb, die von Fixiertemperatur, Gerätezustand, Filterzustand und Druckvolumen abhängen.

Richtige Positionierung des Geräts

Der Aufstellort ist die wirksamste Stellschraube, weil er dauerhaft wirkt und kein Verhalten erfordert. Vermittelt werden sollte:

• Abstand halten: hochvolumige Geräte nicht unmittelbar neben ständigen Arbeitsplätzen, nicht in Kopf- oder Atemhöhe der Sitzenden aufstellen.
• Ausblasrichtung beachten: die Abluftöffnung darf nicht auf Personen, offene Ablagen oder Verkehrswege zeigen.
• Eigener Raum bei hohem Volumen: Multifunktionsgeräte mit hoher Auslastung gehören nach Möglichkeit in einen separaten, ausreichend belüfteten Raum – nicht in einen Abstellraum ohne Lüftung.
• Lüftung sicherstellen: ausreichender Luftwechsel, freie Luftöffnungen, kein Einbau in geschlossene Schränke ohne Belüftung.
• Platz zum Arbeiten: genügend Fläche für Kartuschenwechsel und Papierstaubeseitigung, freie Verkehrswege, Stolperstellen durch Kabel vermeiden.

Handhabung Schritt für Schritt

Der praktische Teil ist der Kern der Unterweisung und sollte am realen Gerät demonstriert werden:

• Vor dem Wechsel: Gerät nach Herstellerangabe ausschalten beziehungsweise in den vorgesehenen Zustand bringen, Fixiereinheit abkühlen lassen (Verbrennungsgefahr), Unterlage bereitlegen.
• Beim Wechsel: Kartusche langsam und waagerecht herausziehen, nicht schütteln, nicht klopfen, nicht gewaltsam öffnen. Verschlusskappen und Versiegelungen erst am Gerät entfernen.
• Verbrauchte Kartusche: sofort in den mitgelieferten Beutel oder Karton geben und verschließen, aufrecht lagern, Rückgabesystem des Herstellers nutzen.
• Papierstau: Papier langsam und in Laufrichtung herausziehen, lose Tonerreste nicht abpusten, Papierschnipsel vollständig entfernen.
• Nach der Tätigkeit: Hände waschen – kalt oder lauwarm, da warmes Wasser den Kunststoffanteil anschmelzen und das Ablösen erschweren kann.

Verhalten bei verschüttetem Toner

Dieser Punkt wird am häufigsten falsch gemacht und gehört ausdrücklich in jede Unterweisung: Kein Trockenkehren, kein Ausblasen mit Druckluft, kein Haushaltsstaubsauger. Alle drei Verfahren wirbeln Feinstaub auf und verteilen ihn im Raum. Richtig ist: grobe Mengen vorsichtig mit einem feuchten Tuch oder Papier aufnehmen, anschließend feucht nachwischen; größere Mengen nur mit einem Sauger mit geeignetem Feinstaubfilter entfernen. Aufnahmematerial in einem verschließbaren Behälter sammeln. Verunreinigte Kleidung nicht ausschütteln, sondern wechseln und kalt vorbehandeln. Größere Austritte, defekte Geräte und wiederkehrende Verschmutzungen sind zu melden – die Meldewege gehören in die Unterweisung.

Wartung, Reinigung und Beschaffung

Ergänzend zu vermitteln sind: Zuständigkeiten für Wartung und Filterwechsel, Umgang mit Servicefirmen, das Verbot eigenmächtiger Reparaturen im Geräteinneren sowie der Hinweis, dass ausschließlich freigegebene Verbrauchsmaterialien beschafft werden. Qualitativ minderwertige Nachbauprodukte sind eine häufige Ursache für undichte Kartuschen und erhöhte Verschmutzung.

Die Gefährdungen beim Betrieb von Laserdruckern und Kopierern sind vielschichtig und reichen über die reine Staubbelastung hinaus.

Gefährdungen

• Einatmen von Tonerstaub und Emissionen: Reizungen von Augen, Nase, Rachen und Atemwegen; Husten, Niesreiz, in Einzelfällen Verstärkung vorbestehender Atemwegsbeschwerden. Betroffen sind vor allem Personen mit Asthma oder allergischer Disposition.
• Hautkontakt: Verschmutzung, Reizungen, mechanische Belastung durch häufiges Waschen (siehe TRGS 401).
• Augenkontakt durch aufgewirbelten Staub, insbesondere bei unsachgemäßem Öffnen von Kartuschen.
• Thermische Gefährdung: Verbrennungen an der heißen Fixiereinheit.
• Elektrische Gefährdung bei beschädigten Anschlussleitungen oder geöffneten Geräten.
• Mechanische Gefährdung: Quetschungen an beweglichen Teilen, Schnittverletzungen an Papierkanten und Blechkanten.
• Raumklima und Lärm: Wärmeeintrag, Zugluft durch Gerätelüfter, Geräuschbelastung in unmittelbarer Nähe.

Maßnahmen nach dem TOP-Prinzip

T – Technisch (vorrangig): Auswahl emissionsarmer, geprüfter Geräte; Aufstellung mit Abstand zu ständigen Arbeitsplätzen; separater, belüfteter Raum bei hohem Druckvolumen; Ausrichtung der Abluft weg von Personen; ausreichender Luftwechsel, gegebenenfalls lufttechnische Maßnahmen nach DGUV Regel 109-002; funktionsfähige Filter- und Abluftsysteme; regelmäßige Wartung; Bereitstellung eines Saugers mit geeignetem Feinstaubfilter; geschlossene Kartuschensysteme, die ohne offenes Nachfüllen auskommen.

O – Organisatorisch: Zentralisierung des Druckens auf wenige, gut platzierte Geräte statt vieler Einzelgeräte am Schreibtisch; Festlegung, wer Kartuschen wechseln und Störungen beseitigen darf; verbindliche Reinigungsanweisung – feucht statt trocken; Beschaffung nur freigegebener Verbrauchsmaterialien; Betriebsanweisung nach TRGS 555, sofern eine Gefahrstoffeinstufung vorliegt; regelmäßige Unterweisung; geregelte Rücknahme und Entsorgung; klare Meldewege für Defekte; Beachtung der Gestaltungshinweise der DGUV Regel 115-401.

P – Persönlich (nachrangig): Geeignete Einweghandschuhe beim Kartuschenwechsel und bei der Beseitigung von Verschmutzungen; bei größeren Austritten oder umfangreichen Reinigungsarbeiten Atemschutz mit Partikelfilter nach Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung; Bereitstellung und Benutzung richten sich nach der PSA-Benutzungsverordnung (PSA-BV). Hautschutz- und Hautpflegemittel nach Hautschutzplan.

Die Unterweisung richtet sich an alle Beschäftigten, die Druck- und Kopiergeräte bedienen, Verbrauchsmaterial wechseln, Störungen beseitigen oder dauerhaft in deren Nähe arbeiten. Besonders relevant ist sie in folgenden Bereichen:

• Verwaltung und Bürobetriebe – Sekretariate, Sachbearbeitung, Großraumbüros mit zentralen Multifunktionsgeräten.
• Öffentliche Verwaltung, Behörden und Kommunen – hohes Druckvolumen, Publikumsverkehr, oft räumlich beengte Aufstellorte.
• Poststellen, Druck- und Kopierzentren – Dauerbetrieb, häufiger Kartuschenwechsel, erhöhte Exposition.
• Kanzleien, Steuerberatung, Versicherungen und Banken – papierintensive Prozesse.
• Bildungseinrichtungen und Praxen – Geräte häufig in Aufenthalts- oder Nebenräumen.
• Reinigungs- und Facility-Dienste – zuständig für Umgebungsreinigung, oft ohne Kenntnis der richtigen Verfahren.
• IT- und Serviceteams – Gerätetausch, Wartung, Aufstellung.

Für Bürobetriebe bietet die DGUV Regel 115-401 „Branche Bürobetriebe“ eine passende fachliche Grundlage zur Arbeitsplatzgestaltung.

Intervall. Nach § 12 ArbSchG ist die Unterweisung bei Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, bei Einführung neuer Arbeitsmittel oder Verfahren sowie anschließend regelmäßig durchzuführen. Für Büroarbeitsplätze hat sich ein jährliches Intervall etabliert; es entspricht zugleich der Anforderung des § 14 GefStoffV, die bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen eine mindestens jährliche, arbeitsplatzbezogene mündliche Unterweisung vorsieht. Für Jugendliche schreibt das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) eine halbjährliche Unterweisung vor. Zusätzliche Anlässe sind: Wechsel des Gerätetyps oder des Tonersystems, Umzug oder Umstellung des Aufstellorts, Vorfälle mit ausgetretenem Toner, Beschwerden von Beschäftigten sowie Erkenntnisse aus einer aktualisierten Gefährdungsbeurteilung.

Dokumentation. Nachzuweisen sind Datum, Dauer, Inhalte, Name und Funktion der unterweisenden Person sowie die Teilnehmenden mit Bestätigung. Bei elektronischen Unterweisungen ersetzt ein revisionssicheres Teilnahme- und Ergebnisprotokoll die handschriftliche Unterschrift; eine Möglichkeit zur Rückfrage an eine fachkundige Person muss bestehen. Beizufügen sind die verwendeten Unterlagen sowie – bei Gefahrstoffeinstufung – die Betriebsanweisung nach TRGS 555.

Aufbewahrung. Die Gefährdungsbeurteilung und die Unterweisungsnachweise sind nach § 6 ArbSchG zu dokumentieren und aufzubewahren. Empfohlen wird eine Aufbewahrung, die den gesamten Zeitraum möglicher Rückfragen durch Unfallversicherungsträger oder Aufsichtsbehörde abdeckt – üblich sind mindestens die Dauer der Beschäftigung zuzüglich der einschlägigen Verjährungsfristen. Bei Tätigkeiten mit als gefährlich eingestuften Stoffen gelten die längeren Aufbewahrungspflichten der GefStoffV.