Künstliche Intelligenz verändert den Verwaltungsalltag: Bürgeranfragen werden per Chatbot beantwortet, Formulare automatisiert geprüft und Dienstpläne optimiert. Doch mit jeder Nutzung steigt das Risiko für Datenschutzverstöße, Fehlentscheidungen oder sogar Diskriminierung. Kommunale Mitarbeiter*innen benötigen daher eine fundierte Unterweisung, die Chancen und Risiken von KI transparent macht. Unsere praxisorientierte Schulung vermittelt das notwendige Fachwissen, um KI-Anwendungen rechtskonform, sicher und ethisch einzusetzen – von der EU-KI-Verordnung bis zur korrekten Datenklassifizierung nach DSGVO.
Warum Unterweisungscenter?
Barrierefrei
WCAG 2.2 AA
Mehrsprachig
DE, EN, FR u.a.
Zertifikat
Automatisch als PDF
Ein-Klick
Keine Registrierung
KISS
Kurz und bündig
Rechtssicher
ArbSchG-konform
⚖️Rechtliche Grundlagen
Die Einführung und Nutzung KI-basierter Systeme in kommunalen Verwaltungen unterliegt mehreren rechtlichen Regelwerken:
Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) §§ 5, 12 und 13: Der Arbeitgeber muss Gefährdungen für Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten erfassen und beurteilen sowie geeignete Schutzmaßnahmen festlegen und deren Wirksamkeit überprüfen. Die Unterweisung ist gemäß § 12 ArbSchG zwingend durchzuführen.
Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) §§ 3, 4 und 6: Für sicherheitsrelevante KI-Anwendungen (z. B. Zugriffskontrollsysteme) ist eine Betriebsanweisung zu erstellen. Die Inbetriebnahme darf nur durch qualifizierte Person erfolgen.
DGUV Vorschrift 2 (Unfallverhütungsvorschrift „Firmenärztlicher Dienst“) § 3: Bei KI-Systemen mit psychischer Belastung (z. B. automatisierte Leistungsüberwachung) ist die Einbindung des Betriebsarztes vorgeschrieben.
EU-KI-Verordnung (KI-Verordnung VO [EU] 2024/1689): Ab 2. Februar 2025 gelten risikobasierte Anforderungen für KI-Systeme in der öffentlichen Verwaltung.
DSGVO Art. 5, 6 und 32: Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur auf Basis einer Rechtsgrundlage erlaubt; angemessene technische und organisatorische Maßnahmen sind umzusetzen.
📋Pflichten des Arbeitgebers
Arbeitgeber kommunaler Einrichtungen tragen die Verantwortung für eine vollständige Gefährdungsbeurteilung (§ 5 ArbSchG) und die regelmäßige Unterweisung (§ 12 ArbSchG) aller Beschäftigten, die mit KI-Systemen arbeiten. Die Unterweisung muss vor Aufnahme der Tätigkeit erfolgen und danach in jährlichen Abständen wiederholt werden. Dokumentiert werden muss: Teilnehmende Personen, Inhalte, Zeitpunkt und Unterschrift. Bei neuen KI-Features oder Gesetzesänderungen ist eine aktualisierte Schulung sofort durchzuführen. Die Dokumentationspflicht nach Art. 30 DSGVO erfordert zusätzlich ein Verzeichnis aller KI-Verarbeitungstätigkeiten.
📘Inhalte der Unterweisung
1. Grundlagen Künstlicher Intelligenz (KI)
Definition und Abgrenzung zu klassischer Software
Maschinelles Lernen vs. Generative KI
Einsatzfelder in der Kommunalverwaltung (Bürgerservice, Dokumentenmanagement, Ressourcenplanung)
Bürgerbüros mit Chatbot- oder KI-Formular-Systemen
IT-Abteilungen in öffentlichen Einrichtungen
Besonderheiten: Besonders hoher Datenschutz-Fokus, strenge Haftungsregelungen, häufige Interaktion mit besonders sensiblen Daten (Gesundheits-, Sozialdaten).
📅Intervalle & Dokumentation
Die Erstunterweisung muss vor erstmaliger Nutzung eines neuen KI-Systems erfolgen. Wiederholungsunterweisungen sind jährlich durchzuführen sowie bei jeder wesentlichen Änderung (z. B. neues KI-Modell, Gesetzesnovellierung). Die Dokumentation erfolgt schriftlich oder digital mit Namensvermerk und Datum. Aufbewahrungsfrist: 5 Jahre ab letzter Unterweisung (§ 12 Abs. 4 SGB VII). Die Gefährdungsbeurteilung ist spätestens alle 2 Jahre zu überprüfen und bei Änderungen unverzüglich anzupassen.
🛠️In der Praxis
✅ Checkliste
✓ KI-System in Gefährdungsbeurteilung erfasst und bewertet
✓ Datenschutz-Folgeabschätzung (DPIA) durchgeführt und aktuell
✓ Alle Mitarbeitenden vor erstmaliger Nutzung geschult und dokumentiert
✓ Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO) geführt
✓ Notfallplan bei Datenschutzvorfall vorhanden und getestet
✓ Zugriffsrechte rollenbasiert vergeben und regelmäßig geprüft
✓ Dokumentierte Eskalationspfade für KI-Fehlverhalten
✓ Jährliche Schulung terminiert und im Kalender verankert
⚠️ Häufige Fehler
Häufige Fehler
Shadow-IT unentdeckt: Mitarbeitende nutzen freie Online-KI-Tools wie ChatGPT, ohne Freigabe oder Datenschutzanalyse.
Fehlende DPIA: KI-Systeme mit hoch sensiblen Daten ohne Datenschutz-Folgeabschätzung eingeführt.
Unklare Verantwortlichkeiten: Kein festgelegter Ansprechpartner für KI-Sicherheitsfragen.
Versäumte Wiederholungsschulung: Nach Software-Updates oder neuen Gesetzen keine Aktualisierung der Schulung.
Fehlende Dokumentation: Entscheidungswege der KI werden nicht nachvollziehbar gespeichert.
Unzureichende Zugriffsrechte: Praktikant*in erhält Zugriff auf vollständige Bürgerakten via KI-Schnittstelle.
ℹ️ Sonderfälle
Besondere Personengruppen
Auszubildende: Intensivere Einführung durch enge Betreuung, zusätzliche Feedback-Runden.
Telearbeitende: Schulung muss remote durchführbar sein, VPN- und Gerätesicherheit integrieren.
Führungskräfte: Vertiefung der Haftungs- und Compliance-Risiken, Fokus auf Eskalations- und Audit-Pflichten.
💬Häufige Fragen
Häufige Fragen
Dürfen wir ChatGPT zur internen Dokumentenvorbereitung nutzen?
Nur nach Freigabe durch die Datenschutzbeauftragte und mit Firmen-Account ohne Datenspeicherung. Keine Eingabe personenbezogener Daten.
Wie oft muss die Unterweisung wiederholt werden?
Jährlich sowie bei jeder wesentlichen Änderung (neues KI-Modell, Gesetzesänderung).
Ist eine DPIA für jedes KI-System Pflicht?
Ja, wenn personenbezogene Daten verarbeitet und Risiken für Betroffene bestehen (Art. 35 DSGVO).
Wer haftet bei KI-Fehlentscheidungen?
Letztlich die Gemeinde als Auftraggeberin; daher präzise Dokumentation und Eskalationspfade.
Können Azubis eigenständig mit KI arbeiten?
Nur unter Aufsicht und nach vollständiger Schulung, da sie als „junge Beschäftigte“ besonders geschützt sind.
Sparen Sie Zeit und Geld: Mit unserer digitalen KI-Sicherheitsunterweisung schulen Sie alle Mitarbeitenden flexibel und dokumentieren rechtskonform. Inklusive Updates bei neuen Gesetzesänderungen.