Unterweisung: Sicherer Umgang mit Künstlicher Intelligenz (KI) für Anwender in Unternehmen

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für den Einsatz von KI am Arbeitsplatz ergeben sich aus mehreren Regelwerken:

• ArbSchG §3 – Grundpflicht des Arbeitgebers, Maßnahmen zum Schutz von Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten festzustellen und durchzuführen.
• ArbSchG §12 – Verpflichtung zur Unterweisung über Gefahren und Schutzmaßnahmen, insbesondere bei Tätigkeiten mit Arbeitsmitteln.
• ArbSchG §5 – Gefährdungsbeurteilung: Auch KI-gestützte Software muss hinsichtlich psychischer und physischer Belastungen bewertet werden.
• ArbStättV §3 – Sicherheits- und Gesundheitsschutz an Bildschirmarbeitsplätzen: korrekte ergonomische Gestaltung auch bei KI-gestützten Programme.
• DGUV Vorschrift 1 (ehem. BGV A1) – „Grundsätze der Prävention“: Gefährdungen müssen systematisch erkannt, bewertet und beseitigt oder verringert werden.
• DGUV Regel 100-001 (ehem. BGR 100) – Spezielle Hinweise zum Umgang mit Bildschirmarbeitsmitteln, hierzu zählen auch KI-Anwendungen.
• DGUV Information 208-032 – Datenschutz und Informationssicherheit am Arbeitsplatz, insbesondere bei Cloud- und KI-Diensten.

• Erklärung der Risiken bei Eingabe sensibler Daten in KI-Systeme
• Verhalten bei unplausiblem oder fehlerhaftem KI-Output
• Einweisung in die datenschutzkonforme Nutzung

Gefährdungsbeurteilung: Gemäß ArbSchG §5 ist eine schriftliche Beurteilung vorzunehmen, die folgende Punkte berücksichtigt: Datenschutzrisiken, Urheberrechtsverletzungen, Fehlentscheidungen auf Basis von Halluzinationen, psychische Belastung durch ständige Überprüfungspflicht und Überforderung bei falscher Erwartungshaltung.

Dokumentation: Die Unterweisung ist mit Datum, Inhalt, Teilnehmern und Unterschrift bzw. elektronischer Bestätigung nach DGUV Vorschrift 1 §6 zu dokumentieren und mindestens fünf Jahre aufzubewahren.

Die Online-Unterweisung gliedert sich in fünf Module und orientiert sich an der Kursbeschreibung „Verhaltensweisen für Anwender von KI in Unternehmen“.

Modul 1: KI-Grundlagen und Einsatzgebiete im Büro

Lernziele: Verständnis für Arten von KI (generativ, prädiktiv, assistiv) und deren typische Anwendungsfälle wie Text-Assistenten, Meeting-Transkripte oder E-Mail-Autovervollständigung.

• Praxisbeispiel: Mitarbeiter nutzt einen Chatbot, um Vertragsentwürfe zu recherchieren. Risiko: Vertrauliche Daten werden an externe Server übermittelt.
• Handlungsanleitung: Interne Richtlinie einhalten, nur freigegebene KI-Dienste nutzen, keine personenbezogenen oder geschäfts­kritischen Daten eingeben.

Modul 2: Datenschutz und Datensicherheit

Lernziele: Erkennen, welche Datenarten sensibel sind und wie sie geschützt werden.

• DSGVO-Art. 5 & 32 – Datensparsamkeit und technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM)
• Praxisbeispiel: Ein Mitarbeiter lässt KI eine Kundenanalyse erstellen und lädt dabei Kundenlisten hoch. Konsequenz: Verstoß gegen DSGVO Art. 28, da ggf. kein Auftragsverarbeitungs­vertrag vorliegt.
• Handlungsanleitung: Prüfen, ob der KI-Anbieter ein AVV bietet, Pseudonymisierung nutzen, Datentrennung sicherstellen.

Modul 3: Urheberrecht und Haftung

Lernziele: Risiken bei generierten Inhalten verstehen und vermeiden.

• Urheberrechtsgesetz §§ 2, 7, 97 – Schutz von fremden Werken, Eigentumsverletzungen
• Praxisbeispiel: Marketing erstellt mit KI einen Text, der versteckt lizenzierte Inhalte enthält. Abmahnung droht.
• Handlungsanleitung: Generierte Inhalte auf Plagiate und markenrechtliche Verstöße prüfen, Quellen angeben, interne Freigabeprozesse etablieren.

Modul 4: Mensch-KI-Interaktion und Fehlervermeidung

Lernziele: Kognitive Verzerrungen erkennen, KI-Outputs kritisch hinterfragen.

• Praxisbeispiel: Mitarbeiter vertraut blind auf KI-Übersetzung juristischer Klauseln – Vertrag wird fehlerhaft.
• Handlungsanleitung: „4-Augen-Prinzip“ für alle KI-Ergebnisse, Schulung in Prompt-Engineering zur Qualitätssteigerung.

Modul 5: Eskalation und Notfallmanagement

Lernziele: Vorgehen bei Datenschutz­vorfall, technischem Fehler oder rechtlichem Konflikt.

• Praxisbeispiel: KI liefert diskriminierende Bewerbungsvorschläge. Interne Eskalationsstufe klärt, ob Meldung an Datenschutz­beauftragte und Aufsichts­behörde nötig ist (DSGVO Art. 33 & 34).
• Handlungsanleitung: Stichwörter „Stop, Inform, Document“: Vorgang sofort stoppen, Vorgesetzten und Datenschutz­beauftragten informieren, Vorgang dokumentieren.

Erkannte Gefährdungen:

• Datenschutz­verletzungen durch Upload sensibler Daten
• Urheberrechts­verstöße infolge plagiierten KI-Contents
• Falsche Entscheidungen auf Basis von Halluzinationen oder Bias in Trainingsdaten
• Psychische Belastung durch „Kontrollzwang“ und Überprüfungspflicht
• Reputationsschäden durch öffentlichkeitswirksame Fehler

TOP-Prinzip:

• Technisch: Freigabe nur zertifizierter KI-Dienste, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Inhaltsfilter gegen sensible Datenklassen
• Organisatorisch: Interne Policy „KI-Use-Policy“, Freigabeprozesse, regelmäßige Audits, Schulung aller Nutzer
• Personell: Benennung von KI-Verantwortlichen, Sensibilisierung durch wiederkehrende Unterweisungen

Die Online-Schulung richtet sich an Alle Mitarbeitenden in Bürogewerbe, Consulting, Personalwesen, Marketing und IT. Besonders betroffen sind:

• Rechtsabteilungen – müssen Vertrags-Klauseln prüfen
• Personalabteilungen – Nutzung von KI in Bewerbungs­prozessen
• Marketing & Vertrieb – Content-Erstellung und Kundenkommunikation
• Controlling & Finanzen – Verwendung von KI für Forecasts und Berichte

Wiederholungsintervall: jährlich oder bei signifikanter Änderung der KI-Software bzw. der Geschäftsprozesse, z. B. neue KI-Features, gesetzliche Änderungen.

Dokumentation: E-Learning-Plattform erstellt automatisiert Teilnahmezertifikat mit Inhalten, Datum und Prüfergebnis (mind. 80 % korrekt). Dokumente gemäß DGUV Vorschrift 1 §6 5 Jahre elektronisch aufbewahren. Export als PDF für Betriebsprüfer jederzeit möglich.