Unterweisung Richtiges Lüften: Luftqualität im Büro rechtssicher sicherstellen

Die Pflicht zur Unterweisung über das richtige Lüften ergibt sich aus mehreren, ineinandergreifenden Rechtsquellen. Sie ist damit keine freiwillige Serviceleistung, sondern Teil der gesetzlichen Grundpflichten des Arbeitgebers.

Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)

• § 3 ArbSchG verpflichtet den Arbeitgeber zu den erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes und zu deren regelmäßiger Überprüfung auf Wirksamkeit.
• § 4 ArbSchG gibt die Rangfolge der Maßnahmen vor: Gefahren sind an der Quelle zu bekämpfen, kollektive Maßnahmen haben Vorrang vor individuellen.
• § 5 ArbSchG fordert die Gefährdungsbeurteilung; ausdrücklich genannt sind dabei auch die Gestaltung und Einrichtung der Arbeitsstätte sowie physikalische Einwirkungen – dazu zählen Raumluftqualität, Feuchte und Zugluft.
• § 12 ArbSchG regelt die Unterweisung: ausreichend und angemessen, bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, bei Einführung neuer Arbeitsmittel oder Technologien sowie in regelmäßigen Abständen zu wiederholen.

Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV)

Die ArbStättV konkretisiert die Anforderungen an Räume. § 3 ArbStättV verlangt die Gefährdungsbeurteilung für Arbeitsstätten, § 4 ArbStättV das Instandhalten und Prüfen von Einrichtungen – dazu gehören auch raumlufttechnische Anlagen und Fenster. § 6 ArbStättV verpflichtet zur Unterweisung der Beschäftigten über das Verhalten in der Arbeitsstätte. Der Anhang der ArbStättV, Nummer 3.6 „Lüftung“, fordert, dass in umschlossenen Arbeitsräumen ausreichend gesunde Atemluft vorhanden sein muss; ist eine raumlufttechnische Anlage erforderlich, muss sie jederzeit funktionsfähig sein und eine Störung durch eine Warneinrichtung angezeigt werden. Nummer 3.5 regelt ergänzend die Raumtemperatur.

Technische Regeln und weitere Vorschriften

Die Technischen Regeln für Arbeitsstätten ASR A3.6 „Lüftung“ konkretisieren die Anforderungen an freie und technische Lüftung; die ASR A3.5 „Raumtemperatur“ ergänzt sie um den thermischen Aspekt. Werden Gefahrstoffe eingesetzt – etwa Reinigungs- oder Desinfektionsmittel –, gelten zusätzlich die Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) sowie die TRGS 400 (Gefährdungsbeurteilung für Tätigkeiten mit Gefahrstoffen) und die TRGS 900 (Arbeitsplatzgrenzwerte). Bei Tätigkeiten mit biologischen Arbeitsstoffen ist die Biostoffverordnung (BioStoffV) einschlägig. Aus dem Unfallversicherungsrecht folgt die Präventionspflicht nach SGB VII; die DGUV Regel 100-001 „Grundsätze der Prävention“ beschreibt die grundlegenden Organisationspflichten einschließlich Unterweisung. Für Bildungseinrichtungen enthält die DGUV Information 202-090 „Klasse(n)-Räume für Schulen“ praxisnahe Empfehlungen zu Lüftungskonzepten in stark belegten Räumen.

Der Arbeitgeber trägt die Verantwortung dafür, dass an jedem Arbeitsplatz ausreichend gesunde Atemluft zur Verfügung steht. Diese Verantwortung lässt sich delegieren, aber nicht abgeben – sie bleibt als Auswahl-, Organisations- und Kontrollpflicht bestehen.

Gefährdungsbeurteilung

Nach § 5 ArbSchG und § 3 ArbStättV ist für jeden Arbeitsbereich zu beurteilen, ob die Lüftung ausreicht. Maßgeblich sind Raumgröße, Belegungsdichte, Nutzungsdauer, Fensterart und -anzahl, vorhandene technische Lüftung, Wärmelasten durch Geräte sowie Emissionsquellen wie Drucker oder Kopierer. Ergebnis der Beurteilung ist ein Lüftungskonzept: Wer lüftet wann, wie lange und mit welchen Fenstern – und wie wird das Ergebnis überprüft.

Unterweisung

Nach § 12 ArbSchG und § 6 ArbStättV sind die Beschäftigten vor Aufnahme der Tätigkeit und danach regelmäßig zu unterweisen. Die Unterweisung muss arbeitsplatzbezogen sein: Ein Einzelbüro mit Dreh-Kipp-Fenster verlangt andere Hinweise als ein Großraum mit zentraler Lüftungsanlage oder ein innenliegender Besprechungsraum ohne Fenster. Die Unterweisung ist während der Arbeitszeit und in einer für die Beschäftigten verständlichen Sprache durchzuführen.

Bereitstellung und Instandhaltung

Fenster müssen erreichbar, gefahrlos zu öffnen und funktionsfähig sein. Verstellte Fenster, defekte Beschläge oder dauerhaft verriegelte Flügel sind ein Mangel, kein Detail. Raumlufttechnische Anlagen sind nach § 4 ArbStättV instand zu halten, regelmäßig zu warten und auf Funktion zu prüfen; Filterwechsel und Wartungsintervalle sind zu dokumentieren.

Wirksamkeitskontrolle und Beteiligung

Der Arbeitgeber muss die Wirksamkeit der Maßnahmen prüfen, etwa durch CO2-Messungen, Begehungen oder Rückmeldungen aus der Belegschaft. Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt sind nach dem ASiG zu beteiligen; Sicherheitsbeauftragte und – soweit vorhanden – der Betriebsrat unterstützen bei der Umsetzung.

Eine wirksame Unterweisung „Richtiges Lüften“ verbindet Grundlagenwissen mit konkreten Handlungsanweisungen für den eigenen Arbeitsplatz. Bewährt hat sich der folgende Aufbau.

1. Warum Lüften notwendig ist

Einstieg über die Wirkung schlechter Luft: Kohlendioxid als Leitindikator für verbrauchte Luft, Feuchtelasten aus Atmung, Wärme aus Geräten und Beleuchtung, flüchtige organische Verbindungen aus Möbeln, Bodenbelägen, Reinigungs- und Pflegemitteln sowie Emissionen aus Druckern und Kopierern. Vermittelt wird, dass Geruchsgewöhnung eintritt: Wer im Raum sitzt, bemerkt die Verschlechterung selbst nicht mehr – anders als jede Person, die den Raum betritt.

2. Bewertungsmaßstäbe verstehen

Die Beschäftigten lernen, den CO2-Gehalt als Orientierungsgröße zu lesen: Frischluft im Freien liegt bei etwa 400 ppm, Werte bis 1.000 ppm gelten als hygienisch unbedenklich, ab 1.000 ppm besteht Lüftungsbedarf, ab 2.000 ppm ist die Luftqualität nicht mehr akzeptabel. Ergänzt wird der Umgang mit einer relativen Luftfeuchte im Bereich von rund 30 bis 65 Prozent und mit den Vorgaben zur Raumtemperatur.

3. Lüftungsarten und richtige Technik

• Stoßlüften: Fenster vollständig öffnen, Innentüren möglichst geschlossen halten, Dauer je nach Jahreszeit – im Winter kürzer, im Sommer länger. Der Luftaustausch erfolgt schnell, die Bauteile kühlen kaum aus.
• Querlüften: Gegenüberliegende Fenster und Türen gleichzeitig öffnen; die wirksamste Form des freien Luftaustauschs, ideal für Besprechungsräume nach Sitzungsende.
• Kippstellung: Ungeeignet als Lüftungsmaßnahme – geringer Luftwechsel bei hohem Wärmeverlust und erhöhtem Risiko der Schimmelbildung an der Fensterlaibung.
• Technische Lüftung: Bedienung und Grenzen raumlufttechnischer Anlagen, Bedeutung von Störmeldungen, Verbot des eigenmächtigen Abschaltens oder Zustellens von Zu- und Abluftauslässen.

4. Situationsbezogene Regeln

Praxisnah trainiert werden typische Bürosituationen: Lüften vor und nach Besprechungen, in Pausen und bei Schichtwechsel; Verhalten in innenliegenden Räumen ohne Fenster; Umgang mit Küchen- und Sanitärbereichen; Lüften nach Reinigungsarbeiten oder dem Einsatz von Desinfektionsmitteln; Verhalten in der Heizperiode und an heißen Sommertagen, an denen morgens und abends gelüftet wird. Ebenfalls behandelt: der Zielkonflikt zwischen Lüften und Zugluft, Lärm von der Straße, Pollenbelastung sowie Energieeffizienz und Wärmeschutz.

5. Verantwortlichkeiten und Meldewege

Zum Abschluss wird geklärt, wer im jeweiligen Raum für das Lüften zuständig ist – etwa eine benannte Person je Büro oder Besprechungsraum –, wie Mängel an Fenstern und Lüftungsanlagen gemeldet werden und an wen sich Beschäftigte bei anhaltenden Beschwerden über Luftqualität, Zugluft oder Trockenheit wenden. Eine kurze Verständniskontrolle sichert, dass die Regeln nicht nur gehört, sondern verstanden wurden.

Unzureichendes oder falsches Lüften erzeugt Gefährdungen, die selten spektakulär, aber dauerhaft wirksam sind.

Typische Gefährdungen

• Erhöhte CO2-Konzentration: Müdigkeit, Kopfschmerzen, Konzentrationsverlust, steigende Fehlerquote – bei Bildschirmarbeit unmittelbar leistungsrelevant.
• Anreicherung von Schadstoffen: Flüchtige organische Verbindungen aus Einrichtung, Reinigungsmitteln und Bürogeräten verbleiben ohne Luftaustausch im Raum.
• Feuchteschäden und Schimmel: Dauerhaft hohe Luftfeuchte in Verbindung mit kalten Bauteilflächen begünstigt Schimmelwachstum – mit Folgen für Atemwege und Gebäudesubstanz.
• Infektionsrisiko: Aerosole reichern sich in schlecht belüfteten, stark belegten Räumen an.
• Zugluft und Auskühlung: Falsch ausgeführtes Lüften führt zu Verspannungen, Erkältungsbeschwerden und Beschwerden über das Raumklima.
• Zu trockene Luft: Überlanges Lüften in der Heizperiode reizt Augen und Schleimhäute.
• Mechanische Gefährdungen: Absturz- und Anstoßgefahr an geöffneten Fensterflügeln, herabfallende Gegenstände, offene Fenster in Verkehrswegen.

Schutzmaßnahmen nach dem TOP-Prinzip

Technisch (T): Ausreichende Anzahl öffenbarer Fenster; funktionsfähige Beschläge; raumlufttechnische Anlagen mit Störungsanzeige, geeigneter Filterstufe und dokumentierter Wartung; CO2-Ampeln in stark belegten Räumen; Zuluftführung so gestalten, dass keine Zugluft am Arbeitsplatz entsteht; Sonnen- und Blendschutz zur Reduzierung sommerlicher Wärmelasten.

Organisatorisch (O): Schriftliches Lüftungskonzept mit festen Intervallen; benannte Verantwortliche je Raum; Lüftungsplan für Besprechungsräume; Begrenzung der Belegungsdichte; Reinigungs- und Wartungspläne; klare Meldewege für Mängel; regelmäßige Begehungen und Wirksamkeitskontrollen.

Personenbezogen (P): Unterweisung und Verhaltensregeln, Handlungshilfen wie Aushänge am Fenster, Rücksichtnahme auf zugluftempfindliche Kolleginnen und Kollegen, passende Kleidung während kurzer Stoßlüftungsphasen. Persönliche Schutzausrüstung ist beim Thema Lüftung im Büro regelmäßig nicht das Mittel der Wahl – die Wirkung entsteht aus Technik und Organisation.

Die Unterweisung „Richtiges Lüften“ richtet sich an alle Beschäftigten in Büro- und Verwaltungsbereichen – vom Einzelbüro über Großraum- und Kombibüros bis zu Besprechungs-, Schulungs- und Pausenräumen. Sie ist branchenübergreifend relevant, weil Büroarbeit in nahezu jedem Unternehmen stattfindet.

Besondere Bedeutung hat das Thema in öffentlichen Verwaltungen und Behörden mit Publikumsverkehr, in Bildungseinrichtungen mit hoher Belegungsdichte, in Kanzleien, Agenturen und Beratungsunternehmen mit langen Besprechungszeiten, in Callcentern und Servicezentren mit dichter Arbeitsplatzbelegung sowie in Gesundheits- und Sozialeinrichtungen, in denen Infektionsschutz und Luftqualität eng zusammenhängen.

Zu berücksichtigen sind zudem Räume ohne Fenster, Bestandsgebäude mit dicht sanierter Gebäudehülle, Räume mit Serverschränken oder Multifunktionsgeräten und Arbeitsplätze in denkmalgeschützten Gebäuden mit eingeschränkten Öffnungsmöglichkeiten. Für ausgelagerte Arbeitsplätze und mobile Arbeit gelten die Grundsätze sinngemäß; hier stehen Information und Handlungshilfen im Vordergrund.

Erstunterweisung: vor Aufnahme der Tätigkeit, spätestens am ersten Arbeitstag – auch für Praktikanten, Auszubildende, Leiharbeitnehmer und befristet Beschäftigte.

Wiederholung: mindestens einmal jährlich. Für Jugendliche schreibt das JArbSchG eine halbjährliche Unterweisung vor. Zusätzlich ist anlassbezogen zu unterweisen: nach Umzug oder Umbau, bei Einbau oder Umstellung einer raumlufttechnischen Anlage, nach Änderungen der Raumbelegung, nach Beinaheunfällen oder gehäuften Beschwerden über das Raumklima sowie bei Änderungen der Rechtslage.

Dokumentation: Zu erfassen sind Datum, Dauer, Inhalte beziehungsweise Themenübersicht, Name und Funktion der unterweisenden Person, Teilnehmerliste mit Unterschrift oder – bei elektronischen Unterweisungen – revisionssicherer Bestätigung sowie das Ergebnis der Lernerfolgskontrolle. Bei Online-Unterweisungen erzeugt das System diese Nachweise automatisch und protokolliert Teilnahme und Testergebnis.

Aufbewahrung: Unterweisungsnachweise sind so lange aufzubewahren, wie sie als Nachweis der Pflichterfüllung dienen können; in der Praxis haben sich mindestens zwei Jahre, üblicherweise jedoch die gesamte Dauer des Beschäftigungsverhältnisses zuzüglich einer angemessenen Frist bewährt. Unterlagen der Gefährdungsbeurteilung, Wartungsnachweise der Lüftungsanlagen und Messprotokolle sind mit den Unterweisungsnachweisen zusammen ablagefähig zu halten, damit die Aufsichtsbehörde oder der Unfallversicherungsträger die Wirksamkeitskette lückenlos nachvollziehen kann.