Digitaler Dokumentenlauf
Schluss mit Papierbergen – Belehrungen digital verwalten
Belehrungen, Unterschriften und Nachweise für Ihre Mitarbeitenden — komplett papierlos, DSGVO-konform und im Ernstfall sofort vorlegbar.
Ausgangslage
Kennen Sie das?
In vielen Unternehmen sieht der Dokumentenlauf für Belehrungen noch immer so aus: Ausdrucken, unterschreiben lassen, abheften — und beim nächsten Audit verzweifelt suchen.
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Ordner stapeln sich
Jede Belehrung landet als Papierdokument in einem Aktenordner. Bei 50 Mitarbeitenden mit fünf Pflichtunterweisungen pro Jahr sind das schnell 250 Blatt — pro Jahr, pro Standort.
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Suchen im Ernstfall
Bei einer Betriebsprüfung oder nach einem Unfall müssen Nachweise in Minuten vorliegen. Mit Papierarchiven kostet das Suchen Stunden — manchmal vergeblich.
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Fristen fallen durch
Jährliche Wiederholungen, neue Mitarbeitende, Mutterschutz-Rückkehrer: Wer kontrolliert manuell, dass niemand vergessen wird? Lücken entstehen ohne Absicht — und kosten trotzdem.
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Unterschriften fehlen
Formblätter kursieren per E-Mail, ausgedruckt oder per Post. Am Ende fehlen einzelne Unterschriften — und der Nachweis ist rechtlich wertlos.
Risiken
Was auf dem Spiel steht
Fehlende oder nicht auffindbare Belehrungsnachweise sind kein Kavaliersdelikt. Das Arbeitsschutzgesetz (§ 14 ArbSchG) verpflichtet Arbeitgeber zur nachweispflichtigen Unterweisung.
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Bußgeld und Haftung
Ohne vollständige Nachweise riskieren Unternehmen Bußgelder bei Prüfungen durch die Berufsgenossenschaft oder Gewerbeaufsicht — und persönliche Haftung der Führungskraft.
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DSGVO-Risiko
Papierordner sind kein DSGVO-sicheres Archiv: Zugriffsrechte unklar, Löschfristen nicht kontrollierbar, Verlust von Mitarbeiterdaten möglich.
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Versteckte Kosten
Druck, Porto, Ablage, Nachverfolgung: Manuelle Dokumentenläufe kosten Verwaltungszeit, die besser investiert wäre — und wachsen mit jeder neuen Stelle.
Die Lösung
Der digitale Dokumentenlauf mit UWC24
Belehrungen, Unterschriften und Nachweise laufen vollständig digital — von der Einladung bis zum rechtssicheren Archiv.
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Digitale Belehrung
Mitarbeitende empfangen ihre Belehrung am PC oder Tablet und bestätigen mit einer rechtssicheren digitalen Unterschrift. Kein Ausdrucken, kein Nachsenden.
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Automatische Archivierung
Jede Unterweisung wird mit Zeitstempel, Namen und Testergebnis protokolliert und DSGVO-konform auf deutschen Servern gespeichert. Kein manueller Schritt nötig.
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Nachweise auf Knopfdruck
Bei einer Prüfung oder nach einem Vorfall exportieren Sie vollständige Belehrungsnachweise in Sekunden — für einzelne Mitarbeitende oder den ganzen Betrieb.
Checkliste
Was der digitale Dokumentenlauf enthält
- Digitale Belehrungsformulare für alle gängigen Pflichtthemen
- Elektronische Unterschrift der Mitarbeitenden (rechtssicher nach eIDAS)
- Automatische Wiederholungserinnerungen per E-Mail
- Zentrale Übersicht: wer hat wann was unterschrieben
- DSGVO-konforme Datenspeicherung auf deutschen Servern
- Rollenbasierter Zugriff: Admins sehen alles, Mitarbeitende nur ihre Dokumente
- Export als PDF oder CSV für Audits und Behörden
- Fristenmanagement: keine Unterweisung fällt durch das Raster
So funktioniert es
In 3 Schritten zum papierlosen Dokumentenlauf
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Themen und Mitarbeitende einrichten
Wir kuratieren gemeinsam mit Ihnen, welche Belehrungen für welche Rollen Pflicht sind. Das dauert ein Erstgespräch.
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Mitarbeitende erhalten Einladung
Jede Person bekommt automatisch eine E-Mail-Einladung zur digitalen Unterweisung — mit Erinnerung, falls die Frist naht.
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Nachweise sind sofort archiviert
Nach Abschluss sind Unterschrift, Datum und Testergebnis dauerhaft in Ihrem Archiv. Prüfungsbereit in Sekunden.
Dokumentenlauf in Zahlen
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300+
Belehrungsthemen verfügbar
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Über 1 Mio.
durchgeführte Unterweisungen
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100 %
DSGVO-konform
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ArbSchG & eIDAS
rechtssichere Nachweise
Papierberge gehören der Vergangenheit an
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