Digitaler Dokumentenlauf
Schluss mit Papierbergen –
Belehrungen digital verwalten
Belehrungen, Unterschriften und Nachweise für Ihre Mitarbeitenden — komplett papierlos, DSGVO-konform und im Ernstfall sofort vorlegbar.
Kennen Sie das?
In vielen Unternehmen sieht der Dokumentenlauf für Belehrungen noch immer so aus: Ausdrucken, unterschreiben lassen, abheften — und beim nächsten Audit verzweifelt suchen.
Ordner stapeln sich
Jede Belehrung landet als Papierdokument in einem Aktenordner. Bei 50 Mitarbeitenden mit fünf Pflichtunterweisungen pro Jahr sind das schnell 250 Blatt — pro Jahr, pro Standort.
Suchen im Ernstfall
Bei einer Betriebsprüfung oder nach einem Unfall müssen Nachweise in Minuten vorliegen. Mit Papierarchiven kostet das Suchen Stunden — manchmal vergeblich.
Fristen fallen durch
Jährliche Wiederholungen, neue Mitarbeitende, Mutterschutz-Rückkehrer: Wer kontrolliert manuell, dass niemand vergessen wird? Lücken entstehen ohne Absicht — und kosten trotzdem.
Unterschriften fehlen
Formblätter kursieren per E-Mail, ausgedruckt oder per Post. Am Ende fehlen einzelne Unterschriften — und der Nachweis ist rechtlich wertlos.
Was auf dem Spiel steht
Fehlende oder nicht auffindbare Belehrungsnachweise sind kein Kavaliersdelikt. Das Arbeitsschutzgesetz (§ 14 ArbSchG) verpflichtet Arbeitgeber zur nachweispflichtigen Unterweisung.
Bußgeld und Haftung
Ohne vollständige Nachweise riskieren Unternehmen Bußgelder bei Prüfungen durch die Berufsgenossenschaft oder Gewerbeaufsicht — und persönliche Haftung der Führungskraft.
DSGVO-Risiko
Papierordner sind kein DSGVO-sicheres Archiv: Zugriffsrechte unklar, Löschfristen nicht kontrollierbar, Verlust von Mitarbeiterdaten möglich.
Versteckte Kosten
Druck, Porto, Ablage, Nachverfolgung: Manuelle Dokumentenläufe kosten Verwaltungszeit, die besser investiert wäre — und wachsen mit jeder neuen Stelle.
Der digitale Dokumentenlauf mit UWC24
Belehrungen, Unterschriften und Nachweise laufen vollständig digital — von der Einladung bis zum rechtssicheren Archiv.
Digitale Belehrung
Mitarbeitende empfangen ihre Belehrung am PC oder Tablet und bestätigen mit einer rechtssicheren digitalen Unterschrift. Kein Ausdrucken, kein Nachsenden.
Automatische Archivierung
Jede Unterweisung wird mit Zeitstempel, Namen und Testergebnis protokolliert und DSGVO-konform auf deutschen Servern gespeichert. Kein manueller Schritt nötig.
Nachweise auf Knopfdruck
Bei einer Prüfung oder nach einem Vorfall exportieren Sie vollständige Belehrungsnachweise in Sekunden — für einzelne Mitarbeitende oder den ganzen Betrieb.
Was der digitale Dokumentenlauf enthält
In 3 Schritten zum papierlosen Dokumentenlauf
Themen und Mitarbeitende einrichten
Wir kuratieren gemeinsam mit Ihnen, welche Belehrungen für welche Rollen Pflicht sind. Das dauert ein Erstgespräch.
Mitarbeitende erhalten Einladung
Jede Person bekommt automatisch eine E-Mail-Einladung zur digitalen Unterweisung — mit Erinnerung, falls die Frist naht.
Nachweise sind sofort archiviert
Nach Abschluss sind Unterschrift, Datum und Testergebnis dauerhaft in Ihrem Archiv. Prüfungsbereit in Sekunden.
& eIDAS
Papierberge gehören der Vergangenheit an
Erfahren Sie in einem kostenfreien Gespräch, wie Sie Ihren Dokumentenlauf vollständig digitalisieren — ohne IT-Projekt, ohne Umstieg-Schmerz.