Unterweisung Kooperation mit anderen Stellen für ambulante Erziehungshilfe

Die Kooperation in der ambulanten Erziehungshilfe steht auf zwei Säulen: dem Fachrecht der Kinder- und Jugendhilfe und dem Arbeitsschutzrecht des Trägers als Arbeitgeber.

Fachrecht: SGB VIII und KKG

Grundlage jeder ambulanten Hilfe ist § 27 SGB VIII (Hilfe zur Erziehung), ergänzt um § 41 SGB VIII für junge Volljährige und § 32 SGB VIII für die Erziehung in einer Tagesgruppe. Das Verhältnis zu anderen Sozialleistungen – etwa zu Leistungen der Krankenkassen oder der Eingliederungshilfe – regelt § 10 SGB VIII; diese Norm ist der Schlüssel für die häufige Frage, wer eine Maßnahme eigentlich zu finanzieren hat.

Für die institutionelle Zusammenarbeit ist § 81 SGB VIII (Strukturelle Zusammenarbeit mit anderen Stellen und öffentlichen Einrichtungen) die zentrale Vorschrift: Träger der öffentlichen Jugendhilfe haben mit Schulen, Gesundheitswesen, Justiz, Polizei und weiteren Stellen zusammenzuarbeiten. Für freie Träger ist sie der Bezugsrahmen, in dem die eigene Netzwerkarbeit steht. Ergänzend regeln § 77 SGB VIII Vereinbarungen über Kostenübernahme und Qualitätsentwicklung bei ambulanten Leistungen und § 70 SGB VIII die Organisation des Jugendamts – wichtig, um zu verstehen, warum Entscheidungen im Jugendamt an Gremien gebunden sind.

Der Vertrauensschutz nach § 65 SGB VIII ist die wohl praxisrelevanteste Grenze jeder Kooperation: Anvertraute Daten dürfen nur unter engen Voraussetzungen weitergegeben werden. Kommt es zu einer möglichen Kindeswohlgefährdung, greift zusätzlich das Gesetz zur Kooperation und Information im Kinderschutz (KKG), das Berufsgeheimnisträgern einen abgestuften Weg von der Beratung bis zur Information des Jugendamts eröffnet. Übernimmt das Jugendamt Vormundschaft oder Beistandschaft, sind §§ 55 bis 57 SGB VIII einschlägig, einschließlich der Mitteilungspflichten des Jugendamts nach § 57 SGB VIII. Für die Schnittstelle zum Gesundheitswesen ist § 73c SGB V (Kooperationsvereinbarungen zum Kinder- und Jugendschutz) zu nennen.

Arbeitsschutzrecht

Der Träger als Arbeitgeber ist nach § 3 ArbSchG zu Maßnahmen des Arbeitsschutzes verpflichtet, nach § 5 ArbSchG zur Beurteilung der Arbeitsbedingungen einschließlich psychischer Belastungen und nach § 6 ArbSchG zu deren Dokumentation. Die Unterweisungspflicht folgt aus § 12 ArbSchG. Werden Fachkräfte in Einrichtungen Dritter – etwa in Schulen – tätig, ist § 8 ArbSchG (Zusammenarbeit mehrerer Arbeitgeber) zu beachten. Beschäftigte selbst sind nach § 15 ArbSchG zur Mitwirkung und nach § 16 ArbSchG zur Meldung von Gefahren verpflichtet. Für die Zusammenarbeit mit Schulen bietet die DGUV Regel 102-601 „Branche Schule“ eine hilfreiche Orientierung über die dort geltenden Regelungen.

Der Träger der ambulanten Erziehungshilfe trägt die Verantwortung dafür, dass Kooperation nicht dem Zufall oder der individuellen Improvisation überlassen bleibt.

Gefährdungsbeurteilung

Nach § 5 ArbSchG sind die Arbeitsbedingungen zu beurteilen – ausdrücklich einschließlich der Gefährdungen durch psychische Belastungen bei der Arbeit. Für die Kooperation heißt das konkret: Rollenkonflikte zwischen Hilfe und Kontrolle, unklare Zuständigkeiten im Netzwerk, Zeitdruck durch Gremientermine, Alleinarbeit im Außendienst und Konfliktsituationen mit Familien oder anderen Institutionen sind zu erfassen und zu bewerten. Die Ergebnisse, die Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung sind nach § 6 ArbSchG zu dokumentieren.

Unterweisung

§ 12 ArbSchG verlangt eine ausreichende und angemessene Unterweisung während der Arbeitszeit – bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, bei Einführung neuer Verfahren und danach regelmäßig. Sie muss auf den Arbeitsplatz und den Aufgabenbereich ausgerichtet sein; eine allgemeine Bürounterweisung genügt für Fachkräfte im Außendienst nicht.

Organisation und Übertragung

Aufgaben können nach § 7 ArbSchG und § 13 ArbSchG auf zuverlässige und fachkundige Personen übertragen werden – schriftlich, mit klarem Umfang und den nötigen Befugnissen. Der Träger muss außerdem verbindliche Regeln bereitstellen: Verfahrensanweisungen zur Datenweitergabe und zu Schweigepflichtentbindungen, eine erreichbare insoweit erfahrene Fachkraft für Gefährdungseinschätzungen, Vertretungsregelungen, Erreichbarkeits- und Notfallregelungen für Außentermine sowie Regelungen zur Ersten Hilfe nach § 10 ArbSchG. Bei Tätigkeiten in fremden Einrichtungen ist nach § 8 ArbSchG die gegenseitige Unterrichtung über Gefahren sicherzustellen. Beschäftigte sind nach § 14 ArbSchG zu unterrichten und anzuhören; die Rechte nach § 17 ArbSchG, Vorschläge zu machen und sich bei fortbestehender Gefahr an die Behörde zu wenden, dürfen nicht faktisch ausgehebelt werden.

Die Unterweisung verbindet fachliche Kooperationskompetenz mit den arbeitsschutzrechtlichen Anforderungen. Sie gliedert sich sinnvoll in sechs Bausteine.

1. Das Kooperationsfeld kennen

Wer sitzt eigentlich mit am Tisch? Behandelt werden die Rollen und Aufträge der wichtigsten Partner: das Jugendamt als Leistungs- und Steuerungsträger mit Allgemeinem Sozialem Dienst, wirtschaftlicher Jugendhilfe und ggf. Amtsvormundschaft nach §§ 55, 56 SGB VIII; die Schule mit Klassenleitung, Schulsozialarbeit und Schulpsychologie; das Gesundheitswesen mit Kinder- und Jugendärzten, Kinder- und Jugendpsychiatrie, Ergo- und Logopädie sowie sozialpädiatrischen Zentren; die Justiz mit Familiengericht, Verfahrensbeistand, Jugendgerichtshilfe und Bewährungshilfe; sowie weitere Stellen wie Frühe Hilfen, Migrations-, Sucht- und Schuldnerberatung, Jobcenter und Polizei. Vermittelt wird auch, welche Sprache und welche Logik in diesen Systemen gilt – ein Gericht braucht andere Informationen als eine Klassenkonferenz.

2. Datenschutz und Schweigepflicht als Handwerkszeug

Kernstück ist der sichere Umgang mit dem besonderen Vertrauensschutz nach § 65 SGB VIII. Geübt wird die Unterscheidung zwischen anvertrauten und sonstigen Daten, die wirksame Einwilligung beziehungsweise Schweigepflichtentbindung (freiwillig, informiert, konkret nach Empfänger und Zweck, jederzeit widerrufbar, schriftlich dokumentiert) und die Frage, welche Information für den jeweiligen Zweck wirklich erforderlich ist. Praxisbeispiel: Die Schule fragt nach der psychiatrischen Diagnose des Kindes – zulässig ist in der Regel nur die Auskunft darüber, welche Unterstützung im Schulalltag hilft, nicht die Diagnose selbst. Ergänzend wird der Weg nach dem KKG für Berufsgeheimnisträger vom Beratungsanspruch bis zur Information des Jugendamts durchgesprochen.

3. Das Hilfeplanverfahren als Kooperationsort

Behandelt werden Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Hilfeplangesprächs: Zielformulierung in überprüfbaren Schritten, Beteiligung von Kind und Eltern entsprechend § 1 SGB VIII und § 9 SGB VIII, Umgang mit divergierenden Zielen, Protokollführung und Fristen. Ebenso: die Abgrenzung von Leistungen zu anderen Trägern nach § 10 SGB VIII und der Hinweis auf Ombudsstellen nach § 9a SGB VIII, wenn Familien mit Entscheidungen nicht einverstanden sind.

4. Gefährdungseinschätzung im Zusammenwirken

Trainiert wird der Ablauf bei gewichtigen Anhaltspunkten für eine Kindeswohlgefährdung: kollegiale Beratung, Einbezug der insoweit erfahrenen Fachkraft, Dokumentation der Einschätzung, Information der Leitung, Übergabe an das Jugendamt und Verhalten bei akuter Gefahr. Fallbeispiel: Ein Hausbesuch am Freitagnachmittag ergibt Hinweise auf eine akute Gefährdung – wer ist erreichbar, was wird wie dokumentiert, welche Rolle hat die Fachkraft gegenüber Polizei und Bereitschaftsdienst?

5. Kommunikation und Konfliktbearbeitung

Runde Tische und Fallkonferenzen wirksam moderieren, Zuständigkeiten schriftlich festhalten, Zusagen mit Termin und Verantwortlichem versehen, Eskalationswege nutzen statt Konflikte auszusitzen. Behandelt wird auch der Umgang mit Abwertung („die Jugendhilfe macht ja nichts“) und der Schutz der eigenen Rolle.

6. Eigener Arbeitsschutz im Netzwerk

Erreichbarkeit und Rückmeldung bei Außenterminen, Fahrten zu Kooperationspartnern, Verhalten in bedrohlichen Situationen, Meldung von Übergriffen als Arbeitsunfall, Nachbereitung belastender Ereignisse sowie die Pflichten der Beschäftigten nach § 15 ArbSchG und § 16 ArbSchG.

Kooperationsarbeit bringt Gefährdungen mit sich, die überwiegend psychischer und organisatorischer Natur sind, aber auch körperliche Risiken umfassen.

Typische Gefährdungen

• Rollen- und Loyalitätskonflikte zwischen Hilfe für die Familie und Berichtspflicht gegenüber Jugendamt oder Gericht
• Unklare Zuständigkeiten im Netzwerk mit Doppelarbeit, Reibungsverlusten und dem Risiko, dass sich niemand verantwortlich fühlt
• Rechtsunsicherheit beim Datenaustausch – mit der Folge, entweder zu viel oder aus Angst zu wenig zu übermitteln
• Hohe emotionale Beanspruchung durch Gefährdungsfälle, Gewalt- und Missbrauchsthemen, sekundäre Traumatisierung
• Konflikt- und Gewaltrisiko bei Hausbesuchen und in aufgeladenen Gesprächssituationen
• Zeit- und Terminverdichtung durch Gremien, Wegezeiten und Dokumentation
• Alleinarbeit im Außendienst und Wegeunfälle bei Fahrten zwischen Familien und Kooperationspartnern

Schutzmaßnahmen nach dem TOP-Prinzip

Technisch: dienstliche Mobiltelefone mit Notruf- und Erreichbarkeitsfunktion, sichere Fachsoftware mit Rollen- und Rechtekonzept, verschlüsselte Übertragungswege für Berichte, abschließbare Aktenschränke, gut einsehbare und mit zweitem Ausgang versehene Besprechungsräume, verkehrssichere Dienstfahrzeuge.

Organisatorisch – hier liegt der Schwerpunkt: verbindliche Verfahrensanweisung zur Datenweitergabe mit Musterformularen für Schweigepflichtentbindungen, klare Fallverantwortung und Vertretungsregelung, feste Fallberatung und Supervision, jederzeit erreichbare insoweit erfahrene Fachkraft, Vier-Augen-Prinzip bei Gefährdungseinschätzungen, Begleitung durch eine zweite Fachkraft bei bekannt konflikthaften Hausbesuchen, Anwesenheits- und Rückmeldesystem für Außentermine, Kooperationsvereinbarungen mit Schulen und Kliniken statt informeller Absprachen, realistische Fallzahlbegrenzung, Nachsorge nach belastenden Ereignissen.

Personenbezogen: Qualifizierung in Gesprächsführung, Deeskalation und Kinderschutz, regelmäßige Unterweisung nach § 12 ArbSchG, Einarbeitungskonzept für neue Fachkräfte mit Hospitation bei Kooperationsterminen, Angebote zur individuellen Belastungsbewältigung.

Für Tätigkeiten in Schulen ist zusätzlich zu klären, welche dortigen Regelungen gelten; die DGUV Regel 102-601 „Branche Schule“ gibt hierzu Orientierung, und für Notfälle ist die DGUV Information 202-059 „Erste Hilfe in Schulen“ ein sinnvoller Bezugspunkt.

Die Unterweisung richtet sich an alle Beschäftigten und Leitungen, die ambulante Hilfen zur Erziehung erbringen oder steuern:

• Freie Träger der Jugendhilfe mit sozialpädagogischer Familienhilfe, Erziehungsbeistandschaft, intensiver sozialpädagogischer Einzelbetreuung, Erziehungsbeistand und ambulanter Nachbetreuung
• Jugendämter und Allgemeiner Sozialer Dienst, insbesondere in der Schnittstellenarbeit
• Erziehungs-, Familien- und Suchtberatungsstellen mit angegliederten ambulanten Angeboten
• Träger von Tagesgruppen und teilstationären Angeboten nach § 32 SGB VIII
• Schulsozialarbeit und Angebote der Frühen Hilfen, die regelmäßig mit ambulanten Hilfen kooperieren

Besonderheiten ergeben sich vor allem für Fachkräfte im mobilen Einsatz: Sie arbeiten überwiegend allein, in fremden Wohnungen und wechselnden Institutionen. Für Berufseinsteigerinnen und Berufseinsteiger sowie Honorarkräfte gilt ein erhöhter Unterweisungs- und Begleitbedarf, da sie die gewachsenen Netzwerke und die Verfahren des Trägers noch nicht kennen.

§ 12 ArbSchG verlangt die Unterweisung bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, bei der Einführung neuer Arbeitsmittel oder Verfahren sowie danach in regelmäßigen Abständen – ohne feste Fristangabe im Gesetz. In der betrieblichen Praxis hat sich ein jährliches Intervall etabliert; für Jugendliche schreibt das Jugendarbeitsschutzgesetz eine mindestens halbjährliche Unterweisung vor.

Anlassbezogen ist zusätzlich zu unterweisen bei Änderungen im SGB VIII oder in den Datenschutzverfahren, bei neuen Kooperationsvereinbarungen, nach Beinaheunfällen, Übergriffen oder auffälligen Fallverläufen, bei Einführung neuer Dokumentationssoftware sowie nach längerer Abwesenheit.

Dokumentation

Zu dokumentieren sind Datum, Dauer, Inhalte in Stichpunkten, Name der unterweisenden Person sowie die Teilnehmenden mit Bestätigung. Bei E-Learning ersetzt das Systemprotokoll mit Abschlusstest die Unterschriftenliste. Der Nachweis dient gegenüber Unfallversicherungsträger und Aufsichtsbehörde als Beleg dafür, dass die Organisationspflichten erfüllt wurden – fehlt er, gilt die Unterweisung im Streitfall regelmäßig als nicht erfolgt.

Die Nachweise sind an die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung nach § 6 ArbSchG anzuschließen. Eine feste gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Unterweisungsnachweise gibt es nicht; empfohlen wird eine Aufbewahrung über die gesamte Beschäftigungsdauer hinaus, mindestens jedoch so lange, wie Haftungs- oder Anerkennungsfragen aus Versicherungsfällen entstehen können. Beachten Sie: Fachliche Falldokumentation und Arbeitsschutzdokumentation sind getrennt zu führen.