Gefährdungsbeurteilung-Vorlage 2026 — Pflicht & Praxis

Die Pflicht ergibt sich aus § 5 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). Adressat ist ausdrücklich der Arbeitgeber — also Geschäftsführung, Vorstand oder selbstständige Inhaberin. Die Pflicht greift ab dem ersten Beschäftigten, einschließlich Minijobbern, Praktikantinnen und Leiharbeitnehmern.

Wichtig: Die Verantwortung bleibt bei der obersten Leitungsebene, auch wenn die operative Durchführung an die Fachkraft für Arbeitssicherheit (SiFa) oder den Betriebsarzt delegiert wird. § 13 ArbSchG regelt die Pflichtenübertragung; sie muss schriftlich erfolgen und die Person muss fachkundig sein.

Für bestimmte Branchen gibt es ergänzende Vorschriften:

• Baustellen: Baustellenverordnung (BaustellV) und DGUV Vorschrift 38
• Gefahrstoffe: § 6 GefStoffV — eigene, vorgelagerte Beurteilung Pflicht
• Biostoffe: § 4 BioStoffV
• Schwangere und Stillende: § 10 MuSchG — anlassbezogen, nicht nur abstrakt

Bußgelder nach § 25 ArbSchG reichen bis 30.000 Euro, bei vorsätzlicher Gefährdung greift § 26 ArbSchG mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr.

Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) und die DGUV Information 211-032 beschreiben die Gefährdungsbeurteilung als siebenstufigen Prozess. Jede Stufe muss nachweisbar durchlaufen worden sein.

• Schritt 1 — Arbeitsbereiche und Tätigkeiten festlegen: Welche Arbeitsplätze, welche Tätigkeitsgruppen, welche besonderen Personengruppen (Auszubildende, Schwangere)?
• Schritt 2 — Gefährdungen ermitteln: Mechanisch, elektrisch, thermisch, chemisch, biologisch, ergonomisch, psychisch. Die 11 Gefährdungsfaktoren der DGUV dienen als Prüfraster.
• Schritt 3 — Gefährdungen beurteilen: Eintrittswahrscheinlichkeit mal Schadensschwere. Die Nohl-Matrix oder die Risikomatrix nach DIN EN ISO 12100 sind anerkannte Methoden.
• Schritt 4 — Maßnahmen festlegen: Nach STOP-Prinzip — Substitution vor technischen, vor organisatorischen, vor persönlichen Schutzmaßnahmen (§ 4 Nr. 2 ArbSchG).
• Schritt 5 — Maßnahmen durchführen: Mit Verantwortlichem, Termin und Mittelbereitstellung.
• Schritt 6 — Wirksamkeit prüfen: Begehung, Mitarbeiterbefragung, Unfallstatistik. § 3 Abs. 1 Satz 2 ArbSchG verlangt ausdrücklich die Wirksamkeitskontrolle.
• Schritt 7 — Dokumentation und Fortschreibung: Nach § 6 ArbSchG schriftlich; bei mehr als 10 Beschäftigten ohne Ausnahme.

Die Reihenfolge ist nicht beliebig: Wer Maßnahmen festlegt, ohne die Gefährdung quantitativ beurteilt zu haben, hat den Schritt 3 übersprungen — ein typischer Befund bei Audits.

Über die allgemeine GBU nach § 5 ArbSchG hinaus verlangt das Fachrecht eigenständige, vorgelagerte Beurteilungen für besondere Risiken oder Personengruppen.

Mutterschutz (§ 10 MuSchG): Für jeden Arbeitsplatz, an dem eine Frau beschäftigt werden kann, ist anlassunabhängig zu prüfen, welche Gefährdungen für Schwangere oder Stillende bestehen. Wird eine Schwangerschaft gemeldet, ist die Beurteilung unverzüglich zu konkretisieren und durch Schutzmaßnahmen oder Beschäftigungsverbot zu ergänzen.

Gefahrstoffe (§ 6 GefStoffV): Vor jeder Tätigkeit mit Gefahrstoffen ist eine eigene, dokumentierte Beurteilung erforderlich. Sie umfasst Stoffeigenschaften, Expositionswege, Substitutionsprüfung und das Schutzmaßnahmenkonzept nach TRGS 400. Bei Tätigkeiten ohne CMR-Stoffe und geringer Gefährdung kann die TRGS 400 Erleichterungen erlauben — die Begründung muss dokumentiert sein.

Psychische Belastung (§ 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG): Seit 2013 ausdrücklich Pflicht. Anerkannte Verfahren sind der COPSOQ, das KFZA oder die GDA-Leitlinie zur psychischen Belastung. Eine bloße Erwähnung im allgemeinen GBU-Bogen genügt nicht.

Biologische Arbeitsstoffe (§ 4 BioStoffV): Vor allem in Pflege, Labor, Abfallwirtschaft und Landwirtschaft. Schutzstufenzuordnung nach TRBA 400.

Lärm und Vibration (§ 3 LärmVibrationsArbSchV): Ab Auslösewerten von 80 dB(A) bzw. definierten Vibrationswerten eigene Messung und Beurteilung.

Bildschirmarbeit: Anhang 6 ArbStättV — ergonomische Bewertung des Arbeitsplatzes, inklusive Sehvermögensuntersuchung nach DGUV Vorschrift 1 in Verbindung mit DGUV Grundsatz G 37.

Vorlagen sind zulässig und sinnvoll, ersetzen aber niemals die arbeitsplatzbezogene Beurteilung. Das hat das Bundesarbeitsgericht (BAG, Urteil vom 12.08.2008, 9 AZR 1117/06) bestätigt: Eine GBU, die nur ein Standardformular ohne konkrete Tätigkeitsanalyse enthält, ist rechtsfehlerhaft.

Empfehlenswerte Quellen für rechtskonforme Vorlagen:

• BAuA-Handlungshilfen — kostenfrei, branchenspezifisch (Büro, Lager, Werkstatt)
• DGUV-Branchenregeln — z. B. DGUV Regel 102-002 für Kindertageseinrichtungen, DGUV Regel 114-016 für Abfallwirtschaft
• GDA-ORGAcheck — Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie
• CL-Checklisten der Berufsgenossenschaften

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten:

• Aktualität der zitierten Vorschriften (TRGS, TRBS, DGUV laufen häufig in neuen Fassungen)
• Abbildung der 11 Gefährdungsfaktoren
• Felder für Maßnahmenverfolgung mit Verantwortlichem und Termin
• Versionierung und Unterschriftsfeld

Eine Vorlage aus dem Internet ohne Branchenbezug ist kein Ersatz für die SiFa-Beratung nach § 6 ASiG. Bei komplexen Tätigkeiten (Bauhof, Werkstatt, Pflege) ist die Hinzuziehung der Fachkraft für Arbeitssicherheit und des Betriebsarztes nach § 3 ASiG ohnehin Pflicht.

§ 3 Abs. 1 ArbSchG verpflichtet zur fortlaufenden Anpassung. Ein Auslöser zur Aktualisierung liegt unter anderem vor bei:

• Einführung neuer Arbeitsmittel, Stoffe oder Verfahren
• Veränderung der Arbeitsorganisation (Schichtsystem, Home-Office, neue Standorte)
• Arbeitsunfällen, Beinaheunfällen oder Berufskrankheiten
• Neuen rechtlichen Vorgaben oder geänderten TRGS/TRBS/DGUV
• Erkenntnissen aus Begehungen oder Mitarbeiterhinweisen
• Schwangerschaftsmeldung oder Beschäftigung Jugendlicher

Eine starre Frist nennt das Gesetz nicht. Die DGUV empfiehlt in der Praxis:

• Bürotätigkeit: Überprüfung alle 2 bis 3 Jahre
• Produktion, Werkstatt, Bau: jährlich
• Gefahrstoffarbeitsplätze: mindestens jährlich, bei Stoffwechsel sofort
• Psychische Belastung: alle 2 Jahre, anlassbezogen früher

Die Aktualisierung ist kein Neuanfang: Bestehende GBU werden ergänzt und versioniert, nicht ersetzt. Die Historie ist für das Audit wichtig.

§ 6 ArbSchG verlangt die schriftliche Dokumentation. Bei mehr als 10 Beschäftigten gilt diese Pflicht uneingeschränkt; darunter nur dann, wenn die Aufsichtsbehörde es verlangt — in der Praxis empfiehlt sich aber immer die schriftliche Form.

Eine prüfungsfeste GBU-Dokumentation enthält mindestens:

• Stammdaten: Arbeitsbereich, Tätigkeit, Datum, beurteilende Person, betroffene Mitarbeiter
• Ermittelte Gefährdungen mit Faktor und konkreter Beschreibung
• Risikobewertung mit nachvollziehbarer Methode (Nohl-Matrix o. ä.)
• Festgelegte Maßnahmen nach STOP, mit Verantwortlichem und Termin
• Wirksamkeitskontrolle mit Datum und Ergebnis
• Unterschrift des Arbeitgebers oder der schriftlich beauftragten Führungskraft
• Versionsstand und Änderungshistorie

Aufbewahrungsfristen: Die GBU selbst ist solange aufzubewahren, wie der Arbeitsplatz besteht. Für Gefahrstoff- und Biostoff-GBU gelten besondere Fristen — bei CMR-Stoffen nach TRGS 410 bis zu 40 Jahre nach Expositionsende.

Digitale Dokumentation ist zulässig, sofern Manipulationssicherheit (z. B. revisionssichere Ablage, Versionierung) gewährleistet ist. Reine Excel-Tabellen auf einem Netzlaufwerk genügen dieser Anforderung in der Regel nicht.

Aufsichtspersonen der Berufsgenossenschaft und der Gewerbeaufsicht prüfen die GBU regelmäßig anhand eines Standardrasters. Die häufigsten Beanstandungen aus den GDA-Auswertungen:

• Keine GBU für psychische Belastung (häufigster Mangel)
• Maßnahmen ohne Wirksamkeitskontrolle
• Fehlende Aktualisierung nach Änderungen oder Unfällen
• GBU-Vorlage ohne arbeitsplatzbezogene Konkretisierung
• Keine Beteiligung von SiFa oder Betriebsarzt dokumentiert
• Schwangerschaftsmeldung ohne anlassbezogene GBU-Konkretisierung

Bereiten Sie sich vor, indem Sie für jeden Arbeitsbereich folgende Unterlagen griffbereit halten: aktuelle GBU mit Version, Maßnahmenplan mit Erledigungsstand, Unterweisungsnachweise nach § 12 ArbSchG, Protokolle der ASA-Sitzungen nach § 11 ASiG und Wirksamkeitsdokumentation.

Ein Audit, bei dem die GBU innerhalb von 10 Minuten vorgelegt werden kann, ist bereits zur Hälfte bestanden.