Thema · Arbeitsschutz

Unterweisung: Umgang mit elektrischen Geräten im Büro

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UWC-Nr. 7028 ca. 13 Minuten Lernzeit

Beschäftigte arbeiten gemeinsam an Laptops in einem hellen Büro

Steckbrief

Dauer
ca. 13 Minuten, jederzeit unterbrechbar
Bereiche
Arbeitsschutz · Elektro, Strom · Verwaltung, Büro
Rechtsgrundlage
DGUV Vorschrift 3 - Elektrische Anlagen und Betriebsmittel
Nachweis
Zertifikat automatisch als PDF
Sprachen
Deutsch, Englisch, Französisch und weitere
Kennung
UWC-Nr. 7028

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Auf dieser Seite
Der sichere Umgang mit elektrischen Geräten im Büro ist ein zentraler Bestandteil des betrieblichen Arbeitsschutzes. Obwohl Geräte wie Mikrowellen, Aktenvernichter, Beamer, Kaffeemaschinen und Drucker alltäglich sind, bergen sie dennoch Gefahren, die zu Stromunfällen, Bränden oder Sachschäden führen können. Insbesondere im Büroumfeld wird häufig unterschätzt, dass auch scheinbar harmlose Geräte bei unsachgemäßer Handhabung, beschädigten Kabeln oder überlasteten Steckdosen ein erhebliches Risiko darstellen. Eine fundierte Unterweisung sensibilisiert Mitarbeitende für diese Gefahren, vermittelt konkrete Verhaltensregeln und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Für Personalverantwortliche und Sicherheitsbeauftragte ist es daher essenziell, regelmäßig eine praxisnahe Unterweisung anzubieten, die sowohl die theoretischen Grundlagen als auch praktische Handlungsanweisungen umfasst. Dadurch wird nicht nur die Sicherheit am Arbeitsplatz erhöht, sondern auch das Vertrauen der Belegschaft in die betrieblichen Sicherheitsmaßnahmen gestärkt.

Abschnitt 1

Rechtliche Grundlagen

Die rechtliche Grundlage für die Unterweisung zum Umgang mit elektrischen Geräten im Büro bildet vor allem das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). Gemäß § 3 ArbSchG ist der Arbeitgeber verpflichtet, Gefährdungen zu ermitteln und entsprechende Schutzmaßnahmen zu legen. § 4 ArbSchG beschreibt die Grundsätze der Prävention, wobei die Vermeidung von Gefahren vor deren Bekämpfung zu priorisieren ist. § 5 ArbSchG regelt die Beurteilung der Arbeitsbedingungen; elektrische Geräte sind dabei als Arbeitsmittel zu berücksichtigen. Besonders relevant ist § 12 ArbSchG, der die Unterweisungspflicht des Arbeitgebers eindeutig festlegt: Arbeitskräfte müssen vor Aufnahme ihrer Tätigkeit sowie bei Änderungen der Arbeitsbedingungen ausreichend unterwiesen werden.

Zusätzlich konkretisiert die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) diese Anforderungen. § 3 BetrSichV verlangt eine Gefährdungsbeurteilung für Arbeitsmittel, einschließlich elektrischer Geräte. § 12 BetrSichV regelt die Unterweisung der Beschäftigten hinsichtlich der sicheren Verwendung von Arbeitsmitteln. Ergänzend schreibt die BetrSichV die Prüfung von Arbeitsmitteln vor deren erstmaliger Verwendung und in regelmäßigen Abständen sowie deren Instandhaltung und Wartung vor. Auf Ebene der Unfallversicherungsträger gilt die DGUV Vorschrift 3 (Elektroanlagen und Betriebsmittel), die spezielle Anforderungen an den Betrieb und die Prüfung elektrischer Betriebsmittel stellt. Die DGUV Vorschrift 1 (Grundsätze der Prävention) sowie die DGUV Regel 100-001 ergänzen diese Vorgaben durch allgemeine Präventionsprinzipien.

Zugrunde liegende Regelwerke

Die Verweise führen zur jeweils herausgebenden Stelle.

Abschnitt 2

Pflichten des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber trägt umfassende Pflichten, um den sicheren Umgang mit elektrischen Geräten im Büro zu gewährleisten. Erstens muss gemäß § 3 ArbSchG und § 3 BetrSichV eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt werden, die sämtliche elektrischen Geräte im Büro erfasst, potenzielle Gefahrenquellen identifiziert und geeignete Schutzmaßnahmen ableitet. Diese Beurteilung ist dokumentiert und bei Veränderungen (z. B. Anschaffung neuer Geräte, Umbau von Arbeitsplätzen) zu aktualisieren.

Zweitens ergibt sich aus § 12 ArbSchG und § 12 BetrSichV die Unterweisungspflicht. Alle Mitarbeitenden, die elektrische Bürogeräte benutzen, müssen vor Aufnahme ihrer Tätigkeit sowie bei Änderungen (neue Geräte, veränderte Arbeitsabläufe) unterwiesen werden. Die Unterweisung muss sachgerecht, verständlich und in der Sprache der Beschäftigten erfolgen. Sie umfasst sowohl theoretische Grundlagen (Rechtslage, Gefährdungen) als auch praktische Anleitungen (richtiger Anschluss, Pflege, Im‑Notfall‑Verhalten).

Drittens ist gemäß BetrSichV die regelmäßige Wartung und Prüfung der Geräte sicherzustellen. Dabei sind Prüffristen herstellergebunden oder nach DGUV Vorschrift 3 festzulegen (z. B. alle 24 Monate für ortsveränderliche Geräte, häufiger bei hohem Belastungsgrad). Die Ergebnisse der Prüfungen sind zu dokumentieren und aufzubewahren. Schließlich muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass nur geeignete, geprüfte und gekennzeichnete Geräte verwendet werden – etwa durch das Verwenden von GS‑geprüften Produkten oder das Vorhandensein eines gültigen Prüfplakettes.

Abschnitt 3

Inhalte der Unterweisung

Die Unterweisung zum Umgang mit elektrischen Geräten im Büro sollte praxisnah und strukturiert aufgebaut sein. Sie beginnt mit einer Einführung in die rechtlichen Grundlagen (ArbSchG, BetrSichV, DGUV Vorschrift 3) und erklärt, warum selbst niederspannungsbetriebene Bürogeräte ein Risiko darstellen können. Anschließend werden die typischen Geräte im Büro vorgestellt: Mikrowelle, Aktenvernichter, Beamer, Kaffeemaschine, Drucker sowie ergänzend Küchen- und Bürotechnik wie Wasserkocher oder Ladegeräte.

Ein zentraler Teil behandelt die Gefährdungen: Stromschlag durch beschädigte Kabel oder unsachgemäße Steckverbindungen, Überlastung von Mehrfachsteckdosen, Brandgefahr durch überhitzte Geräte (z. B. Aktenvernichter bei Blockierung) sowie mechanische Gefahren bei Aktenvernichtern (Zerkleinerungswurf). Dabei wird das TOP‑Prinzip (Technische, Organisatorische, Persönliche Schutzmaßnahmen) angewendet.

Technische Maßnahmen umfassen die Verwendung von geprüften Verlängerungskabeln mit Überspannungsschutz, die Sicherstellung eines ausreichenden Abstands zu Wärmequellen und die Nutzung von Geräten mit automatischer Abschaltfunktion (z. B. Kaffeemaschine mit Timer). Organisatorisch wird festgelegt, dass nur befugte Personen Geräte reparieren dürfen, dass Defekte sofort gemeldet werden und dass Mehrfachsteckdosen nicht hintereinander gesteckt werden dürfen. Persönliche Schutzmaßnahmen beinhalten das Visuelle Prüfen von Kabeln und Steckern vor jedem Gebrauch, das Vermeiden von nassen Händen beim Umgang mit elektrischen Geräten sowie das richtige Verhalten im Fehlerfall (Stecker ziehen, Notruf, Feuerlöscher der Klasse C verwenden).

Praxisbeispiele verdeutlichen das Gelernte: Ein Mitarbeiter bemerkt ein ausgefranstes Kabel an der Mikrowelle, zieht sofort den Stecker und meldet den Defekt. Beim Aktenvernichter entsteht ein Papierstau; der Gerät wird ausgeschaltet, gestoppt und erst nach Beseitigung des Blocks wieder eingeschaltet. Beim Drucker wird eine Überlastung der Stromkreisleitung vermieden, indem das Gerät nicht an einer bereits ausgelasteten Steckdose betrieben wird. Abschließend wird die Dokumentationspflicht besprochen: Unterweisungsnachweise, Prüfprotokolle und die Gefährdungsbeurteilung sind mindestens zehn Jahre aufzubewahren.

Abschnitt 4

Gefährdungen & Schutzmaßnahmen

Bei elektrischen Bürogeräten lassen sich mehrere konkrete Gefährdungen identifizieren. Die häufigste Gefährdung ist der Stromschlag, der durch beschädigte Isolation, abgegriffene Steckerkontakte oder das Eindringen von Feuchtigkeit entstehen kann. Besonders gefährlich sind Geräte, die häufig bewegt werden (z. B. Ladegeräte, Mobilgeräte), da ihre Kabel stärkeren mechanischen Beanspruchungen ausgesetzt sind.

Eine weitere bedeutende Gefährdung stellt die Brandgefahr dar. Überlastete Mehrfachsteckdosen, blockierte Lüftungsöffnungen (z. B. bei Aktenvernichtern) oder überhitzte Bauteile können zu Bränden führen. Auch das unbeaufsichtigte Lassen von Geräten wie Wasserkochern oder Bügeleisen erhöht das Risiko.

Mechanische Gefahren treten insbesondere beim Betrieb von Aktenvernichtern auf: Eingefangene Kleidungsstücke, Haare oder Finger können in die Schneidwerke gezogen werden, was zu schweren Verletzungen führen kann. Beim Umgang mit schweren Geräten wie großen Druckern besteht zudem die Gefahr von Stolpern oder Fallen bei unsachgemäßem Transport.

Zum Schutz werden nach dem TOP‑Prinzip Maßnahmen definiert. Technisch: Verwendung von nur geprüften, mit GS‑Zeichen versehenen Geräten, Einsatz von Überspannungsschutzsteckern, sicherstellung ausreichender Lüftung und Nutzung von Kabeltrommeln mit Aufwicklungseinrichtung. Organisatorisch: Klare Regelungen zur Gerätenutzung (z. B. keine Geräte in der Nähe von Wasserquellen), regelmäßige Sichtprüfungen durch Mitarbeitende, ein Meldefähiges System für Defekte und die Durchführung von Unterweisungen mindestens jährlich sowie bei Anlässen wie Neuanschaffung oder Unfall. Persönlich: Tragen von geeigneter Kleidung (keine langen, lose Teile beim Aktenvernichter), Vermeidung von nassen Händen, sofortiges Ziehen des Steckers bei Auffälligkeiten und Kenntnis der Lage von Feuerlöschern sowie Notausschaltern.

Abschnitt 5

Zielgruppen & Branchen

Die Unterweisung zum Umgang mit elektrischen Geräten im Büro ist grundsätzlich in allen Branchen relevant, in denen Büroarbeitsplätze vorkommen. Besonders betroffen sind Verwaltungen, Behörden, Kanzleien, Versicherungen, Beratungsunternehmen sowie IT‑ und Medienfirmen, in denen eine hohe Dichte an elektrischen Geräten (Drucker, Bildschirme, Netzwerkkomponenten) besteht. Auch im Bildungsbereich (Schulen, Hochschulen, Bibliotheken) sowie im Gesundheitswesen (Praxisverwaltung, Rezeption) sind zahlreiche Bürogeräte im Einsatz, die einer regelmäßigen Unterweisung bedürfen.

Spezielle Branchen besitzen zusätzliche Anforderungen: In Laboren oder technischen Einrichtungen können neben Bürogeräten auch Messgeräte oder Laborstromversorgungen vorkommen, die eine erweiterte Unterweisung erfordern. In der Gastronomie und Hotellerie, wo Bürobereiche mit Küchenbereichen verknüpft sind, gilt es zudem die Schnittstellen zwischen Bürogeräten und Küchengeräten (z. B. Mikrowellen, Wasserkocher) besonders zu beachten. Unabhängig von der Branche gilt jedoch das grundlegende Prinzip: Jeder Arbeitsplatz, der elektrische Bürogeräte nutzt, muss eine geeignete Unterweisung erhalten, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen und die Sicherheit zu gewährleisten.

Abschnitt 6

Intervalle & Dokumentation

Die Unterweisung zum Umgang mit elektrischen Geräten im Büro muss in regelmäßigen Abständen wiederholt werden, um den sich ändernden Arbeitsbedingungen und dem Wissensstand der Mitarbeitenden gerecht zu werden. Laut § 12 ArbSchG in Verbindung mit § 12 BetrSichV ist eine Unterweisung mindestens einmal jährlich durchzuführen. Zusätzlich ist eine Unterweisung bei bestimmten Anlässen verpflichtend: bei erstmaliger Beschäftigung, bei Versetzung oder Änderung des Arbeitsplatzes, bei Einführung neuer Geräte oder erheblicher Änderungen bestehender Geräte sowie nach Unfällen oder nahe‑Unfall‑Situationen, die auf unsicheres Verhalten hinweisen.

Die Dokumentation der Unterweisung ist ebenso wichtig wie die Durchführung selbst. Jede Unterweisung muss schriftlich festgehalten werden, wobei der Nachweis mindestens die folgenden Elemente enthalten soll: Datum, Namen der Unterweisenden und der Teilnehmenden, Unterweisungsinhalt (z. B. Gefährdungen elektrischer Geräte, Schutzmaßnahmen, Verhalten im Fehlerfall), verwendete Unterlagen sowie Bestätigung der Teilnahme durch Unterschrift oder elektronische Bestätigung. Diese Unterlagen dienen als Nachweis gegenüber den Aufsichtsbehörden und der Berufsgenossenschaft.

Aufbewahrungsfristen für Unterweisungsnachweise ergeben sich aus den Vorgaben der DGUV und den Aufbewahrungspflichten des Handelsgesetzbuches (HGB) bzw. der Abgabenordnung (AO). Obwohl keine spezielle Frist für Unterweisungsnachweise im ArbSchG genannt wird, empfiehlt die DGUV eine Aufbewahrung von mindestens zehn Jahren, um mögliche Rückfragen im Rahmen von Prüfungen oder nach Unfällen abdecken zu können. Gleiches gilt für Prüfprotokolle elektrischer Geräte gemäß DGUV Vorschrift 3, die ebenfalls mindestens zehn Jahre aufzubewahren sind.

In der Praxis

Was Verantwortliche wissen müssen

Checkliste

Das sollten Sie prüfen

  • Vor Gebrauch: Kabel und Stecker auf Beschädigungen prüfen
  • Steckdose nicht überlasten – Maximalbelastung beachten
  • Nur geprüfte GS‑ oder VDE‑zertifizierte Geräte verwenden
  • Geräte bei sichtbaren Mängeln sofort ausschalten und melden
  • Mehrfachsteckdosen nicht hintereinander schalten (keine Kaskadenschaltung)
  • Lüftungsöffnungen von Geräten freihalten (z. B. Aktenvernichter, Drucker)
  • Bei Flüssigkeitsnähe: Spritzwasser geschützte Steckverbindungen verwenden
  • Nach Gebrauch: Gerät ausschalten und bei nicht mehr benötigtem Gerät vom Netz trennen
  • Bei Störung: Nicht selbst reparieren – Fachkraft oder Service beauftragen
  • Feuerlöscher der Klasse C griffbereit wissen und dessen Bedienung kennen

Häufige Fehler

Das geht oft schief

  1. Überlastete Mehrfachsteckdosen
    Viele Mitarbeitende schließen mehrere hochleistungsfähige Geräte (Drucker, Wasserkocher, Ladegeräte) an eine einzelne Steckdose an, was zu Überhitzung und Brand führen kann.
    2. Beschädigte Kabel unbeachtet weiterverwenden: Ausgefranste oder geknickte Kabel werden weiterhin genutzt, wodurch das Risiko eines Stromschlags oder Kurzschlusses steigt.
    3. Lüftungsöffnungen blockieren: Insbesondere bei Aktenvernichtern und Drucken wird die Rückseite an die Wand gestellt, wodurch Wärme nicht abgeführt werden kann und das Gerät überhitzt.
    4. Unsachgemäße Reinigung mit feuchtem Tuch: Beim Reinigen von Geräten werden nasse Tücher verwendet, wodurch Feuchtigkeit in elektrische Teile eindringen kann.
    5. Eigenmächtige Reparaturen durch Laien: Defekte Stecker oder Kabel werden mit Klebeband repariert, statt das Gerät außer Betrieb zu nehmen und eine Fachkraft zu rufen.
    6. Nicht melden von Near‑Miss‑Ereignissen: Kleine Funkenbildung oder leichtes Kribbeln wird ignoriert, wodurch Gefahrensituationen nicht erkannt und behoben werden.

Sonderfälle

Das gilt zusätzlich

Für besonders gefährdete Personengruppen wie Schwangere, junge Menschen unter 18 Jahren oder Mitarbeitende mit Einschränkungen (z. B. Seh- oder Hörbehinderung) gelten zusätzliche Schutzmaßnahmen. Schwangere sollten beispielsweise nicht mit Geräten arbeiten, die starke elektromagnetische Felder erzeugen (Induktionskochfelder, bestimmte Drucker) und benötigen eine individuelle Gefährdungsbeurteilung. Junge Mitarbeitende benötigen eine verstärkte Aufsicht und eine einfacher verständliche Unterweisung, da ihr Risikobewusstsein oft geringer ist. Bei Seh- oder Hörbehinderungen sind visuelle bzw. akustische Warnsignale (z. B. Blinklichter bei Überlastung, Vibrationsalarm) bereitzustellen, um die Wahrnehmung von Gefahren zu sichern.

Häufige Fragen

Fragen zur Unterweisung Umgang mit elektrischen Geräten im Büro

Wie oft muss die Unterweisung wiederholt werden?

Die Unterweisung muss mindestens jährlich sowie bei Änderungen der Arbeitsbedingungen, Einführung neuer Geräte oder nach Unfällen erfolgen.


Welche Geräte zählen zu den elektrischen Bürogeräten?

Alle Geräte, die mit Strom betrieben werden und im Büro eingesetzt werden: Mikrowelle, Aktenvernichter, Beamer, Kaffeemaschine, Drucker, Wasserkocher, Ladegeräte, Bildschirme, Telefonanlage usw.


Muss ich jedes Gerät einzeln prüfen?

Ja. Jedes ortsveränderliche elektrische Gerät muss gemäß DGUV Vorschrift 3 einer regelmäßigen Prüfung unterzogen werden (in der Regel alle 24 Monate, häufiger bei hoher Beanspruchung).


Was tun bei einem Funken oder leichtem Kribbeln am Stecker?

Stecker sofort ziehen, Gerät nicht mehr verwenden und den Defekt dem Sicherheitsbeauftragten oder dem Facility Management melden.


Darf ich ein beschädigtes Kabel mit Isolierband reparieren?

Nein. Beschädigte Kabel dürfen nicht selbst repariert werden. Das Gerät muss außer Betrieb genommen und von einer Fachkraft instand gesetzt oder ersetzt werden.


Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?

Unterweisungsnachweise (Teilnehmerliste, Inhalt, Datum), Gefährdungsbeurteilung, Prüfprotokolle der elektrischen Geräte sowie Wartungsnachweise. Diese Unterlagen sind mindestens zehn Jahre aufzubewahren.

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