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Unterweisung: Sicherer Umgang mit Künstlicher Intelligenz (KI) für Anwender in Unternehmen

Rechtssicher · Barrierefrei · Mit Zertifikat

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UWC-Nr. 5602 ca. 30 Minuten Lernzeit

Beschäftigte arbeiten gemeinsam an Laptops in einem hellen Büro

Steckbrief

Dauer
ca. 30 Minuten, jederzeit unterbrechbar
Bereiche
Allgemein · IT Schulungen · Verwaltung, Büro
Nachweis
Zertifikat automatisch als PDF
Sprachen
Deutsch, Englisch, Französisch und weitere
Kennung
UWC-Nr. 5602

Ihre Vorteile

Warum Unterweisungscenter?

  • Rechtssicher

    ArbSchG-konform

  • Mehrsprachig

    DE, EN, FR u. a.

  • Zertifikat

    Automatisch als PDF

  • Ein Klick

    Keine Registrierung

  • KISS

    Kurz und bündig

  • Barrierefrei

    WCAG 2.2 AA

Auf dieser Seite
Künstliche Intelligenz ist längst kein Zukunftsmodell mehr, sondern prägt den Büroalltag: von Chat-basierten Assistenten über automatisierte Dokumenten­vorverarbeitung bis hin zu daten­gestützten Entscheidungs­unterstützungen. Diese neuen Werkzeuge steigern Effizienz und Innovation, bergen aber auch Gefahren wie Datenschutz­verletzungen, Urheber­rechts­verstöße oder manipulative Ausgaben. Der Arbeitgeber ist nach ArbSchG §12 zur Gefährdungs­beurteilung und Unterweisung verpflichtet. Unsere praxis­orientierte Online-Schulung vermittelt Mitarbeitenden das Handwerkszeug, KI-Anwendungen rechtskonform, sicher und verantwortungsvoll zu nutzen – und hilft Ihnen, Ihre Fürsorge­pflicht vollständig zu erfüllen.

Abschnitt 1

Rechtliche Grundlagen

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für den Einsatz von KI am Arbeitsplatz ergeben sich aus mehreren Regelwerken:

  • ArbSchG §3 – Grundpflicht des Arbeitgebers, Maßnahmen zum Schutz von Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten festzustellen und durchzuführen.
  • ArbSchG §12 – Verpflichtung zur Unterweisung über Gefahren und Schutzmaßnahmen, insbesondere bei Tätigkeiten mit Arbeitsmitteln.
  • ArbSchG §5 – Gefährdungsbeurteilung: Auch KI-gestützte Software muss hinsichtlich psychischer und physischer Belastungen bewertet werden.
  • ArbStättV §3 – Sicherheits- und Gesundheitsschutz an Bildschirmarbeitsplätzen: korrekte ergonomische Gestaltung auch bei KI-gestützten Programme.
  • DGUV Vorschrift 1 (ehem. BGV A1) – „Grundsätze der Prävention“: Gefährdungen müssen systematisch erkannt, bewertet und beseitigt oder verringert werden.
  • DGUV Regel 100-001 (ehem. BGR 100) – Spezielle Hinweise zum Umgang mit Bildschirmarbeitsmitteln, hierzu zählen auch KI-Anwendungen.
  • DGUV Information 208-032 – Datenschutz und Informationssicherheit am Arbeitsplatz, insbesondere bei Cloud- und KI-Diensten.

Abschnitt 2

Pflichten des Arbeitgebers

Unterweisungspflicht: Nach ArbSchG §12 müssen Arbeitgeber alle Beschäftigten vor Beginn der Tätigkeit und danach in angemessenen Abständen schriftlich oder elektronisch unterweisen. Bei KI-Anwendungen bedeutet das konkret:

  • Erklärung der Risiken bei Eingabe sensibler Daten in KI-Systeme
  • Verhalten bei unplausiblem oder fehlerhaftem KI-Output
  • Einweisung in die datenschutzkonforme Nutzung

Gefährdungsbeurteilung: Gemäß ArbSchG §5 ist eine schriftliche Beurteilung vorzunehmen, die folgende Punkte berücksichtigt: Datenschutzrisiken, Urheberrechtsverletzungen, Fehlentscheidungen auf Basis von Halluzinationen, psychische Belastung durch ständige Überprüfungspflicht und Überforderung bei falscher Erwartungshaltung.

Dokumentation: Die Unterweisung ist mit Datum, Inhalt, Teilnehmern und Unterschrift bzw. elektronischer Bestätigung nach DGUV Vorschrift 1 §6 zu dokumentieren und mindestens fünf Jahre aufzubewahren.

Abschnitt 3

Inhalte der Unterweisung

Die Online-Unterweisung gliedert sich in fünf Module und orientiert sich an der Kursbeschreibung „Verhaltensweisen für Anwender von KI in Unternehmen“.

Modul 1: KI-Grundlagen und Einsatzgebiete im Büro

Lernziele: Verständnis für Arten von KI (generativ, prädiktiv, assistiv) und deren typische Anwendungsfälle wie Text-Assistenten, Meeting-Transkripte oder E-Mail-Autovervollständigung.

  • Praxisbeispiel: Mitarbeiter nutzt einen Chatbot, um Vertragsentwürfe zu recherchieren. Risiko: Vertrauliche Daten werden an externe Server übermittelt.
  • Handlungsanleitung: Interne Richtlinie einhalten, nur freigegebene KI-Dienste nutzen, keine personenbezogenen oder geschäfts­kritischen Daten eingeben.

Modul 2: Datenschutz und Datensicherheit

Lernziele: Erkennen, welche Datenarten sensibel sind und wie sie geschützt werden.

  • DSGVO-Art. 5 & 32 – Datensparsamkeit und technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM)
  • Praxisbeispiel: Ein Mitarbeiter lässt KI eine Kundenanalyse erstellen und lädt dabei Kundenlisten hoch. Konsequenz: Verstoß gegen DSGVO Art. 28, da ggf. kein Auftragsverarbeitungs­vertrag vorliegt.
  • Handlungsanleitung: Prüfen, ob der KI-Anbieter ein AVV bietet, Pseudonymisierung nutzen, Datentrennung sicherstellen.

Modul 3: Urheberrecht und Haftung

Lernziele: Risiken bei generierten Inhalten verstehen und vermeiden.

  • Urheberrechtsgesetz §§ 2, 7, 97 – Schutz von fremden Werken, Eigentumsverletzungen
  • Praxisbeispiel: Marketing erstellt mit KI einen Text, der versteckt lizenzierte Inhalte enthält. Abmahnung droht.
  • Handlungsanleitung: Generierte Inhalte auf Plagiate und markenrechtliche Verstöße prüfen, Quellen angeben, interne Freigabeprozesse etablieren.

Modul 4: Mensch-KI-Interaktion und Fehlervermeidung

Lernziele: Kognitive Verzerrungen erkennen, KI-Outputs kritisch hinterfragen.

  • Praxisbeispiel: Mitarbeiter vertraut blind auf KI-Übersetzung juristischer Klauseln – Vertrag wird fehlerhaft.
  • Handlungsanleitung: „4-Augen-Prinzip“ für alle KI-Ergebnisse, Schulung in Prompt-Engineering zur Qualitätssteigerung.

Modul 5: Eskalation und Notfallmanagement

Lernziele: Vorgehen bei Datenschutz­vorfall, technischem Fehler oder rechtlichem Konflikt.

  • Praxisbeispiel: KI liefert diskriminierende Bewerbungsvorschläge. Interne Eskalationsstufe klärt, ob Meldung an Datenschutz­beauftragte und Aufsichts­behörde nötig ist (DSGVO Art. 33 & 34).
  • Handlungsanleitung: Stichwörter „Stop, Inform, Document“: Vorgang sofort stoppen, Vorgesetzten und Datenschutz­beauftragten informieren, Vorgang dokumentieren.

Abschnitt 4

Gefährdungen & Schutzmaßnahmen

Erkannte Gefährdungen:

  • Datenschutz­verletzungen durch Upload sensibler Daten
  • Urheberrechts­verstöße infolge plagiierten KI-Contents
  • Falsche Entscheidungen auf Basis von Halluzinationen oder Bias in Trainingsdaten
  • Psychische Belastung durch „Kontrollzwang“ und Überprüfungspflicht
  • Reputationsschäden durch öffentlichkeitswirksame Fehler

TOP-Prinzip:

  • Technisch: Freigabe nur zertifizierter KI-Dienste, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Inhaltsfilter gegen sensible Datenklassen
  • Organisatorisch: Interne Policy „KI-Use-Policy“, Freigabeprozesse, regelmäßige Audits, Schulung aller Nutzer
  • Personell: Benennung von KI-Verantwortlichen, Sensibilisierung durch wiederkehrende Unterweisungen

Abschnitt 5

Zielgruppen & Branchen

Die Online-Schulung richtet sich an Alle Mitarbeitenden in Bürogewerbe, Consulting, Personalwesen, Marketing und IT. Besonders betroffen sind:

  • Rechtsabteilungen – müssen Vertrags-Klauseln prüfen
  • Personalabteilungen – Nutzung von KI in Bewerbungs­prozessen
  • Marketing & Vertrieb – Content-Erstellung und Kundenkommunikation
  • Controlling & Finanzen – Verwendung von KI für Forecasts und Berichte

Abschnitt 6

Intervalle & Dokumentation

Erstunterweisung: Vor erstmaliger Nutzung einer KI-Anwendung.

Wiederholungsintervall: jährlich oder bei signifikanter Änderung der KI-Software bzw. der Geschäftsprozesse, z. B. neue KI-Features, gesetzliche Änderungen.

Dokumentation: E-Learning-Plattform erstellt automatisiert Teilnahmezertifikat mit Inhalten, Datum und Prüfergebnis (mind. 80 % korrekt). Dokumente gemäß DGUV Vorschrift 1 §6 5 Jahre elektronisch aufbewahren. Export als PDF für Betriebsprüfer jederzeit möglich.

In der Praxis

Was Verantwortliche wissen müssen

Checkliste

Das sollten Sie prüfen

  • KI-Policy im Unternehmen bekannt und unterschrieben? (Ja/Nein)
  • Wurden alle relevanten Mitarbeitenden unterwiesen? (Datum)
  • Ist ein Verantwortlicher für KI-Sicherheit benannt? (Name/Datum)
  • Existiert ein aktueller AVV mit dem KI-Anbieter? (Ja/Nein)
  • Sind technische Schutzmaßnahmen (TOM) implementiert und dokumentiert? (Ja/Nein)
  • Werden KI-Outputs regelmäßig auditiert? (Intervall)
  • Gibt es einen Eskalationsplan bei Datenschutz­vorfall? (Dokument vorhanden)
  • Wurde die Gefährdungsbeurteilung inkl. KI-Bereich innerhalb der letzten 12 Monate aktualisiert? (Datum)

Häufige Fehler

Das geht oft schief

  1. Fehlende oder veraltete KI-Policy
    Ohne klare Regeln greifen Mitarbeitende zu beliebigen KI-Tools – Risiko: Datenschutz­verletzung.
  2. „Shadow-IT“-KI
    Mitarbeitende nutzen private KI-Accounts für Geschäftsdaten – keine Kontrolle möglich.
  3. Unterweisung nur für IT
    Nicht-technische Abteilungen werden vergessen – Lücken in der Risikoabdeckung entstehen.
  4. Keine regelmäßige Überprüfung der KI-Outputs
    Halluzinationen und Fehler bleiben unentdeckt – Eskalation erst nach Schaden.
  5. Dokumentation unvollständig
    Teilnahmenachweise fehlen – Bußgeld bei Prüfung droht.

Sonderfälle

Das gilt zusätzlich

  • Auszubildende & Werkstudenten
    müssen vor ihrer ersten KI-Nutzung ebenfalls unterwiesen werden. Dokumentation über Ausbildungsnachweise laut BBiG §14.
  • Home-Office-Mitarbeitende
    erhalten die Online-Unterweisung zusätzlich mit separaten Hinweisen zur sicheren Nutzung privater Endgeräte (DGUV Information 215-510).

Häufige Fragen

Fragen zur Unterweisung Sicherer Umgang mit Künstlicher Intelligenz (KI) für Anwender in Unternehmen

Müssen auch externe Dienstleister geschult werden?

Ja, wenn sie Zugriff auf Ihre KI-Systeme oder -Daten erhalten. Die Unterweisung kann als PDF oder kurzes Video als Teil des Onboardings bereitgestellt werden.

Reicht die Schulung per E-Mail mit Handout aus?

Nein. Nach ArbSchG §12 muss die Unterweisung sicherstellen, dass die Inhalte verstanden wurden. Nur interaktive Online-Schulung mit Abschlusstest erfüllt dies.

Was tun, wenn ein Mitarbeiter die Schulung verweigert?

Die Teilnahme ist arbeitsvertragliche Pflicht. Bei Verweigerung ist eine arbeitsrechtliche Abmahnung möglich bis hin zum Ausschluss vom KI-Zugang.

Wie oft muss die Gefährdungsbeurteilung aktualisiert werden?

Mindestens einmal jährlich oder bei jeder wesentlichen Änderung der KI-Software (z. B. neues Modell, zusätzliche Features).

Sind auch KI-Systeme wie Microsoft Copilot abgedeckt?

Ja. Alle KI-Assistenzsysteme, die Unternehmensdaten verarbeiten, fallen unter die Unterweisungspflicht.

Was kostet die Online-Unterweisung pro Mitarbeiter?

Ab 9,90 € netto pro Person, Mengenrabatte ab 50 Lizenzen verfügbar. Mehr unter unserer Preisliste.

Gibt es eine Demoversion?

Ja, Sie können die ersten beiden Module kostenfrei testen – ohne Registrierung.

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